3 文件编制的注意事项
除应遵循以上所列的14项原则之外，还应注意以 下事项：
3.1 体例、格式统一
为保持文件的系统性，应 遵照统一的要求来编写，而不能各行其是，百花齐放。
3.2 逻辑性
在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或齐说不一。
3.3 注意“异常流”的控制
如果把质量活动受到有效控制的 情况看作是“主流”或称“正常流”的话，那么不正常的少数、特殊情况则是“支流”或称之为 “异常流”。
“异常流”往往易被误为正常的，“异常流”下的产 品常易失控而造成质量问题。
例如：紧急放行、转序的产品；不合格品、标识丢失或不清的产品；周 检中漏检或不合格的检测设备、计量器具、生产设备、工装等。
在质量体系文件中，对“异常 流”问题应有充分的控制措施来预防其失控。
3.4 严格界定术语
在采用术语方面要力求严谨，凡是ISO8402中有定义的，就要按标 准中的定义正确地界定术语，凡是ISO8402中有定义的，一些行业用术语或企业沿用的略语，都应给出确切的定义。
3.5 文字表达准确、顺畅、简练
要注意文字表达“规范性” 。“准确”就是要表达清楚，避免歧义。“顺畅”就是要语句通顺，易朗朗上口。“简练”就是要 简洁、明了。
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