纸质档案数字化全程管理实践的主要做法

(编码：057426859090)    省档案馆将纸质档案数字化全程分为10个基本环节，包括审批数字化对象、制定数字化工作方案、档案出库、整理分件、建元数据库、档案扫描、图像处理、数据质检、档案还原入库、数字化成果验收移交等，同时，针对数字化基本环节建立数字化工作文档管理制度。下面重点介绍下省档案馆在几个关键环节的主要做法。

    1．数字化对象的审批。为证明民国档案数字副本来源的可靠性，参照档案原件缩微品规范制作要求，对数字化对象实行审批制，由法人签署《纸质档案原件数字化审批书》，并将其纳入全宗卷和数字化工作文档管理范畴。审批书主要内容包括数字化对象、数字化目的、授权信息、审批时间等。

    2．制定数字化工作方案。省档案馆把数字化工作方案视为有效管理数字化全程、控制数字化成果质量的重要武器，因此，它既是数字化服务外包招标文件的主要内容，也是项目实施全过程的操作和管理标准，应尽量具体、量化并具可操作性。省档案局馆编制的纸质档案数字化工作方案主要包括数字化现场安全保密措施、项目管理要求、档案整理与修复要求、技术标准、数字化工作文档管理要求、数据质检与验收要求、数字化成果移交要求等主要内容。每个方面都有详细的要求，比如，技术标准部分又进一步明确了数字图像技术参数、图像处理、格式与存储、命名标准、著录与目录数据库建库、数字化元数据赋值等要求。

    3．整理分件。整理分件是整个数字化过程的重要环节，直接关系到档案实体安全和数字副本的命名、存储与质量控制，抓好该环节，整个数字化工作将事半功倍。省档案局馆的主要做法：一是加强对数字化服务外包商员工的集中培训，他们对民国时期公文、组织职能等方面的认知水平将决定整理分件的准确性，培训内容包括民国公文种类、公文处理办法、民国时期文化背景知识、政府机构的衍变、电报在公文中的应用等；二是每个案卷填写一张数字化流程单，并跟随案卷在数字化各个环节流转，需要填写案卷的总页数、页号编制、修裱、分件情况，登记珍贵和特殊档案页面；三是实行流水线上整理分件环节的在线指导，发现问题及时指正，提高整理分件的准确率，从而提高整个项目的工作效率。