一、实施纸质档案数字化全程管理的必要性

(编码：057426859090)    1．实施全程管理是维护档案实体与档案信息安全的重要屏障

    在纸质档案数字化外包过程中如何保障档案实体和档案信息的安全，已成为开展纸质档案数字化外包工作中急需解决的问题。在维护档案实体和档案信息安全实践中，档案实体和档案信息在数字化各环节中流转，都离不开人这个关键因素，而把具有主观能动性的人与具有客观性的流程设计管理制度、监控设备有机结合起来的有效手段，就是全程管理。只有进行全程管理，实现两方面优势互补，才能最大限度地保障档案实体和档案信息安全。

    2．实施全程管理是质量控制的必然要求

    质量控制如同医生看病，治标不能忘治本，现实中经常存在“头疼医头、脚疼医脚”的“重结果轻过程”的质量管理误区。对纸质档案数字化实施全程管理，就是为了彻底走出“事后控制”的误区，由单一的事后质量检验把关控制转变为“预防式”的事前控制、事中控制和事后数据质检相结合的综合管控策略，实现质量问题的处理“由堵向疏”的转变，进一步提高数据质量，提高各环节工作效率。

    3．实施全程管理将为今后认定纸质档案数字副本凭证性奠定基础

    通过数字化转换制作纸质档案数字副本，是当前和今后一个时期实施重要档案异质异地备份，加快数字档案资源建设与网络化共享的主要途径。以数字副本作为纸质档案的异质备份件，在网络化查档利用工作中代替档案原件出证，这都要求纸质档案数字副本应具备凭证功能，这也是今后必须解决的问题。鉴于当前我国认定数字副本法律地位的法规和标准尚未出台，而纸质档案数字化以及数字副本的长期保存是一个浩大的系统工程，在经费、人力、物力等方面的投入可谓巨大，属于稀缺资源的档案原件在数字化过程要经过一场浩荡的拆装过程，若以这样的代价制作形成并长期保存的数字副本仅具有查考价值，那么纸质档案数字化的工作绩效将被大打折扣。基于这样的认识，参照《缩微摄影技术缩微品法律认可性》等标准，省档案局馆认为只有通过全程管理，从保障纸质档案数字副本真实性、完整性、可靠性和可用性入手，规范数字副本的制作过程，尽力保存数字副本的背景和结构信息才能为将来认定它的凭证性奠定基础、创造条件。