采购管理包括报价单、请购单、订货单，以下说明它们的关系

报价单：一张报价单对应的是一个供应商对各种物资的报价。每个供应商不同时期可以有不同报价，对应不同日期的报价单。请购单和订货单的上物资的单价以各供应商最﹨新的报价作为参考依据，在录入时系统根据录入的供应商和物资自动填入最﹨新报价。

请购单：一张请购单对应的是一个仓库或部门对各种物资的请购信息。其中对每种物资填入建议供应商，每种物资的单价根据填入的建议供应商自动取建议供应商最近一次对物资的报价（来自报价单）。用户可以在请购单的目录中选择m（≥1）张请购单，系统能根据用户对每种物资填入的不同的建议供应商自动合并生成n（≥1）张订货单。请购单必须经过二审审核之后才可以生成订货单。

订货单：一张订货单对应的是酒店向一个供应商订货的信息。订货单可以由请购单自动生成，也可以人工录入，在录入时，每种物资的单价自动取填入供应商的最近一次报价（来自报价单），且必须填入每种物资订货的仓库/部门，以便用来生成入库单和直拨单。用户可以选择1张订货单，系统根据不同的物资请购的仓库或部门能生成n（n≥1）张入库单或直拨单，生成时系统检查该张订货单上对应物资在仓库/部门的入库或直拨数量（以过帐的数量为基准），只生成对应订货单上尚未入库或直拨的物资在仓库/部门的入库单或直拨单。订货单必须经过二审审核之后才可以生成入库单和直拨单。

  供应保障管理
可对供应物品设置最﹨高库存、最﹨低库存、再订购点、经济批量。系统自动产生采购建议，帮组酒店提供对酒店物品供应的保障能力，提高仓储管理的科学性。
  提供多级仓管理
对总仓、分仓、部门（二级仓）进行统一管理。仓库方面包括对事务入库单、直拨单、领料单、调拨单、移库单、调整单（盘盈单、盘亏单、报损单）等进行管理，部门方面包括对盘存单和耗用单的管理，包括厨部和楼层仓的结存管理。
  人性化的录入方式
可对所有录入的编码进行智能识别，如物资编码，用户可以通过直接输入物资编码、中文名称、拼音简码、条形码等方式获得由系统只能识别和转换而得出的物资编码。
  为食品行业专门设计的双单位核算
系统提供双单位核算，如在库存事务中对食品原料（如海鲜）进行数量、单位核算的同时进行件数核算，使数量、件数核算合二为一，加强了对食品原料管理的细致程度。
  日常采购清单
可预先定义多种日常采购清单模版（如：中餐订货模版、西餐订货模版、日本菜订货模版），在使用时直接选取模版来制作单据，方便鲜活食品采购工作的进行。
  支持集团化管理
利用互联网与千里马物流系统的先进理念实现集团化物流管理。

一个管理软件的最终目的是出有效的报表给决策者提供有效的信息供其参考，以便于管理和做出决策。当今市面上大部分的软件提供的报表是固定形式的报表，根本不能满足用户的需要。本系统除了提供部分已经设置好的报表外还提供表设置器供用户使用，可以根据需要设置各种各样的报表来满足用户的需求。

灵活多变二维统计报表是本系统的一大特点，它可以根据用户需要按不同条件、不同的关键字段，横向、纵向统计数量、金额等数据一目了然。