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会议主办单位首先进行会议申请，内容包括：申请单位、会议名称，会议时间，主持人，会议内容摘要等。通过审批后，会议主办单位进入网络会议管理系统，进行会议定制，包括：录入参会人员，上传会议资料等。完成这些操作后，办会人员在会议开始前进入会场，在会议管理系统的管理端（会务端）开启会议。与会人员到达会场后，并在自己计算机终端上进行。开会时，参会人员使用自己的计算机终端来浏览会议资料、进行会议交谈，查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。会议结束后，用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。