1）庆典策划：确定来宾及发放请柬；来宾组成：政1府官员、地方实力人物、人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之，来宾要具有一定的代表性；发放请柬要求：请柬提前7—10天发放。重要来宾请柬发放后，组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。

（2）设计庆典活动程序；一般程序：主持人宣布开典；介绍来宾；由组织的重要领导或来宾代表讲话；安排参观活动；安排座谈或宴会；邀请重要来宾留言或提字。

（3）落实致辞人和剪彩：致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最zui高负责人，客方为德高望重、社会地位较高的人士；选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。

（4）编写宣传材料和新闻通讯材料；列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料，将材料装在特1制的包装袋内发给来宾。对记者，还应在其材料中添加较详细的资料，以方便记者写作新闻稿件。

（5）庆典活动的接待工作；设置接待室。对所有来宾，都应热情接待，耐心服务；对重要来宾，要由组织领导亲自接待；他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。

年会策划场地：

一、 年会活动现场控制：年会活动现场总控由谁负责，现场效果的把控。

二、 年会场地布置：年会现场需要布置成什么效果，热烈隆重还是文雅大方或表现企业文化、品牌风格等。

三、 年会预算控制：年会总预算控制，餐1费预算控制，节目预算控制等。

四、 年会物料的管理：演出服装管理，酒水管理，礼品管理，公司资料管理等。

五、 年会背景板、舞台设计搭建：背景、舞台设计搭建是否请专业公司完成。

年会策划精细耕作的同时需做些什么？

就很多地区来说，许多家年会策划公司的加入已经是日益增多的趋向了。伴随着经济发展，伴随着民众的消费水平、物质生活水平以及欣赏水平不断进步，企业对于精神文化方面的消费需求出现多样性、多条理、多元化的趋向。另外年会策划公司应该了解竞争对手的动态，由于年会策划公司正在逐步走向正规化，对原有的年会策划市场业务进行精细耕作的同时，年会策划公司还马不停蹄得扩展年会业务的范畴，抓住年会策划市场的相关年会信息后再进行筛选，将有用的年会信息举行由浅如深的渗透排析。此外高品质的年会节目是年会策划公司发展的利器，年会节目的质量是年会策划公司的灵魂和生命线。