文书和档案的差异

　1、发挥效用的阶段与特点不同
　文书是处在最初形成和现行使用阶段，主要是发挥现行效用，属于文书的前期发展阶段，尚处于形成、传递、运转、承办之中；在其完成了传达和记录等现行效用后，就要由文书部门收集归档，暂时保存于档案室，其中一部分移交至档案馆长久保存。而档案却是处于后期发展阶段，也即保存备查阶段，处于这阶段的文书材料相对处于稳定状态，只是在档案整理鉴定时，将已失去继续保存价值的档案文书材料剔出，登记造册销毁。因此，文件是档案的“前身”，档案是文件的“归宿”。

  2、 形成和转化的条件不同
　文书是人们在进行社会实践活动中为了更好地管理国家政务、联系和处理工作、交流思想和情况而逐渐形成的，经历了规范的文书处理程序。但不是每一件文书都可以无条件地转化为档案。有些文书随着现行功能的完成，失去了保存价值，便可及时销毁；只有那些对今后社会实践活动具有凭证和查考价值的文件材料，才有保存的必要，才能转化为档案。由此可见，档案是文件的“精华”，文件是形成档案的“基础”。
　3、价值和作用不同文书是交流情况、记录事情、表达意图、处理事务的一种工具，是现行的、有行政约束力的管理手段。文书对其制发者来讲，具有记忆、表达、联系的作用，而对于其接收者来讲，则具有凭据作用。

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