传统档案管理普通存在着如下问题：

1）  档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

2）  档案存放次序较易被打乱

3）  档案查阅耗时长

4）  档案的盘点操作不科学

5）  对失效档案的管理滞后

鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

系统结构图

四、            系统主要功能

在智能档案管理系统中，建立电子档案、实体档案与电子标签的关联关系，利用RFID技术，实现档案实体的查寻、借阅功能，通过与指纹识别系统的集成，实现系统自动确定借阅人和归还人。

系统的主要功能特点如下：

1）先进的RFID管理方式

一个RFID标签代表一个档案，通过对RFID标签的处理完成对档案的处理流程。

2）档案借阅、归还自动处理

通过智能书架自动识别档案的借阅和归还，完全不需要管理人员的干预，系统自动完成。

3）档案的批量处理

智能书架可以同时管理60份以上的档案，可以同时处理60份以上档案的借阅与归还。 

4）与指纹系统集成

系统与指纹识别系统集成，自动确定借阅人和归还人。

5）操作简单，减轻管理人员的工作

与其他系统相比，操作相当简单。录入基础资料后，系统几乎不需要人工处理，就可以得到档案的操作记录。

6）盘点操作快捷、方便

系统可以实时在线进行盘点操作。自动进行当前实际档案与系统登记档案的比对。避免人为操作的失误。