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3.3 文件准备的几点注意
在进行产品CE标志认证的文件准备时，应注意以下几个方面，确保准备的文件满足指令的要求。
(1)文件的准备应充分、全面。依据适用的新方法指令的针对性规定和有关EN标准，对于有公告机构参与，应遵照认证公司的要求，保证文件的准备完全能达到认证的要求。如有可能可尽量多的准备一些有助于证明产品符合新方法指令的基本要求或证明产品性能的文件，如产品认证文件及质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的建立和应用的文件等。
(2)文件的内容应明确、适宜。技术文件的具体内容和详细程度取决于产品的性质和从技术角度应考虑的必要因素，特别是对涉及到有关安全、健康、消费者权益和可持续发展的内容时，文件的内容表述应具体、准确、全面，以提供充分的证明。
(3)应重视文件的编制质量。文件的质量和产品本身存在的安全隐患一样，都是欧盟海关拒绝产品通关的理由，产品可能会因低劣的文字资料而被认定为低劣的产品。不符合要求的文件如同无效的检验一样会错过CE认证。因此，准备文件时不仅重视内容的质量，内容的充分、适宜、正确，注意成员国语言习惯、文化传统及禁忌等，而且还要重视文件的格式、排版、装订、保管等，要规范、统一，文件尽可能的装订成册，集中保管。
(4)注意文件编写使用的语言和文件的保存期限。
(5)文件的保存除了以纸质文件保存外，还应保存有电子文档，以便需要时能及时提供给成员国国家主管当局查询。
结束语
CE标志认证中文件的准备是必须的，文件的质量与产品本身的质量同等重要，起草、保持齐全、完整、充分的文件是满足新方法指令要求、产品加贴CE标志、进入欧盟市场的基本条件。制造商应重视文件的编制保存，防止因文件的不合格而影响产品投放市场和投入使用，影响企业的利益。
2.3 文件的书写语言要求
准备文件的目的是用以向成员国证明产品与新方法指令的符合性，以备国家主管当局查询，或提供给公告机构审查，那么文件就应以对方能够理解的语言编写。CE认证文件一般应用欧共体的任意一种官方语言(英语、德语、法语)编写，有时可以应国家主管当局的请求翻译成该国语言。产品的安装、维修、操作使用说明书在不违背指令规定的情况下，最好能用产品使用国的官方语言来编写，这样更有利于用户的理解和使用。另外，有些新方法指令规定，对于要求有公告机构参与进行合格评定和EC型式检验的产品的技术文件，其使用的语言应采用实施合格评定程序的公告机构所在成员国的官方语言或用公告机构能够接受的语言来编写。
3 产品CE标志认证时文件的准备
3.1 文件准备的依据
文件特别是技术文件是产品进行CE认证的必要内容，无论是由制造商自己进行的合格评定，还是由第三方参与进行的合格评定，技术文件都是合格评定的基础。每个新方法指令针对产品的特点、可能存在的危险的严重程度，以及针对不同的合格评定程序，具体规定了应具备的文件，以及文件的保存期、保存责任和文件编写语言。不同指令的要求不一样，即使同一指令对不同的产品要求也不一样。一般的，对有EN标准特别是协调标准可依据的产品要求的技术文件就简单些，而对于无可依据标准或厂家在设计、制造、安装、测试等部分采用协调标准的产品，要求的技术文件相对就要复杂;对于有公告机构参与的认证，各个认证公司的要求可能会有所不同，但都是以新方法指令的要求为依据的;另外，一般来讲，协调标准对产品上的标识、文字说明、说明书中的内容会有明确的要求，而对其它技术文件如图纸等都未涉及，但相应的指令中都会有要求。因此，制造商在准备文件时，应将指令和标准结合起来，准备一套完整的符合CE认证要求的技术构成档案文件。
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