档案管理系统

——企业信息化系列

      知识经济时代的到来使现代企业的一些问题变得更加凸显，这些问题主要体现在以下几个方面：

     知识资产的流失问题：大量宝贵的技术资料，仍处在无序管理状态，随着企业的机构变动、改制重组、人员流动等因素，这些资料流失严重。

      信息孤岛问题：各种依赖计算机网络技术的业务工作系统，包括规范的和不规范的，网络化的和单机版的，构成了众多的错综复杂的信息孤岛，专业间、部门间的信息沟通仍通过传统的纸质文档手工传递。

      隐性知识资源的采集问题：实际上是对未形成规范文档的有价信息采集、聚类、文本化与长期保存问题。

      电子文档的有序自动保存问题：电子文档是在企业员工工作过程中随时随地产生的，有的在业务系统后台产生，怎样保存？存到哪里去？

      协同工作问题：文档和信息是企业员工通过计算机网络所进行的业务处理过程中产生的，因此，协同工作平台的优劣，直接影响着文档的质量。

      电子文档的在线逻辑归档问题：根据国家档案局《企业档案工作规范》中对电子文件有实时进行逻辑归档的要求。

      电子文件与纸质文件的在线物理归档问题：国家档案局要求，电子文件和纸质文件的物理归档应定期进行。

      系统的设计者们利用现代网络技术、简洁易用的B/S网页技术，以三树合一的原则（企业组织机构树、企业业务树、档案分类树），建立现行文件预归档资源库，在三树合一的基础上，通过权限配置，建立起员工各不相同的个人工作平台，在此，完成各自的业务文档创建、工作汇报、技术交流、申报批复、业务系统文档输出接口操作、计划及任务跟踪、文档的归档检验等操作，形成员工间、部门间的协同工作机制。把这些活动中形成的全部资料，包括规范的和不规范的文档，各业务系统接口来的文档，网上定题采集的和个人邮箱采集来的文档，及过程信息自动保存到相应的预归档资源包，而不需业务人员多虑，最终形成一个综合性的逻辑归档和物理归档的检验移交平台。

      最终目标------让员工工作的更加轻松愉快，让企业的宝贵知识资源得以全面而完整的保护。

      系统特色：

      三树合一：建立在企业网（Intranet）上，以三树合一的原则（企业机构树、业务树、档案分类树）搭建员工的在线协同工作平台，企业员工在机构树上定位，在业务树上分配权限，工作过程中产生的信息、数据和资料被安全保存在业务树上各业务结点的资源包中，保存过程由一个分发组件自动完成，工作中需要的信息和资料自动从业务包中读取。

      个人界面：各员工由权限数据库自动生成了个人工作界面，与本人业务有关的沉积在档案数据库中的资源，由常规业务权限控制读取，在员工的文档利用方面形成了文档一体化结构。

     沟通信息孤岛：有各种业务系统数据接口，可以读取业务系统数据库中的数据，并作必要的模板化处理，由一个分发保存组件按预定规范分配到各业务包。这些系统包括OA、ERP、MES、PDM、个人邮箱、定向定题网站等，以保证业务资源包的数据完整性。

      公用数据模型：以元数据关联数字资源的各种形态，纸质的、电子的，存放位置，生成背景等；以ORACLE或者SQL-SERVER数据库表保存元数据和结构化业务数据，以PDF格式封装已办结的文档，这样被紧密捆绑在一起的元数据库、现行业务资源库、档案资源库，构成企业公用数据模型，识读组件通用、免费，且符合国内外标准，以便高效、准确的知识交换，使任何人都不必浪费时间和金钱去解释信息，而只需理解信息即可。

      协同工作工具：提供各种协同工作工具，可以让各部门高效的交流对问题的分析结果和提出的解决方案，任何人都不必重复其他人的工作。这些工具包括：计划进度图形化监控、资金监控、工作汇报、网络论坛、在线编辑、申报批复、归档检验等。

      自动化流程：在各种结构化和可控标准配置完成后会形成自动化的工作流和数据流，员工只在自己的工作界面做好自己的工作，不必担心下一步工作的传递和信息的去向，也不必担心数据和文档的保存问题，构成人员和部门间同步行动和有效地相互支持。

      SOA服务组件式结构：是以.NET语言，按SOA标准的服务组件式结构进行开发，极方便于系统的功能扩充，包括资源节点和组织机构节点的扩充、新服务组件的嵌入、功能补充等。