在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到相应文件的有效版本；
B、所有发放或使用场所及时撤出失效和作废的文件或做出明确的标记，确保防止误用；
C、文件保持清晰、便于识别和检索；
D、外来文件得到识别和分发得到控制；
E、若为法律或积累知识需要保留己作废的文件，在保留的文件上标识“参考”字样并隔离存放。
4.3.4记录的控制
4.3.4.1 概述
质量记录是提供质量体系运行有效性、产品质量符合规定要求的证据。质量记录分为：产品质量形成过程记录、文件控制记录、提供给顾客的质量记录（交工资料），质量体系运行记录、来自分承包方的质量记录及与质量有关的其它各类记录。
质量记录的控制内容包括标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理。建立记录控制程序。
4.3.4.2 措施和方法
4.3.4.2.1记录应有正确的标记。
4.3.4.2.2记录应保持清晰，易于识别和检索。
4.3.4.2.3记录要有适宜的储存条件，做好记录的保护，防丢失、损坏。4.3.4.2.4记录要规定保存期限，超过保存期经批准处置，应严格履行手续。
4.3.4.2.5 带密级性的记录要有受控的标记，同时应遵守本公司保密管理制度。
4.3.4.2.6 质量记录管理实行专人、专架，以防损坏和丢失，对于重要的记录应备份。
4.3.4.2.7 质量记录的保存期限应符合有关法规及国家档案管理要求，如没有规定一般保存期为5-7年。超过保存期及无保存价格的文件和记录的销毁，需经质量部的审定批准方可销毁。
4.3.4.2.8上述记录可呈任何形式或类型的媒体，如硬盘、拷贝或电子媒体等。
4.3.5相关文件
文件和资料控制见《文件控制程序》和《记录控制程序》。
4.4合同控制
4.3.1概述
本条规定了合同评审的目的和建立并保持合同评审和协调合同评审活动的形成文件的程序。
4.4.2职责
技术工艺负责人负责全面的了解合同要求并编制合同草案，组织内部的评审工作。
质量保证师、技术工艺负责人、生产负责人、材料负责人等各部门负责相应项目的评审，并对其评审的结果负责。
4.4.3控制要求
在投标或接受合同之前，应进行评审，合同评审应达到如下要求：
1) 各项要求都有明确的规定并形成文件；
2) 任何与合同要求不一致的项目要求已得到解决；
3) 本单位具有满足合同要求的能力；
4) 顾客未做规定，但规定或己知预期用途所必要的产品要求；
5) 产品有关的义务，应随时了解法律、法规要求使产品和服务符合其要求。
4.4.4合同修订
当合同执行中发生与约定不一致情况时，必须由技术工艺负责人组织再进行评审并以书面形式通知顾客，评审后如需合同修订，应将修订后的合同及时送达有关部门。
4.4.5顾客沟通
本公司与顾客沟通职能部门为物流部和销售支持部门。具体负责与顾客保持经常联系并建立顾客档案。
沟通方式根据具体条件选定，如电话，邮件，传真等，必要时组织相关人员与顾客学习讨论、分析制定相关的措施。
联络沟通的主要内容：
A、合同签订前，由销售支持专人通过各种渠道，与顾客沟通，充分理解合同条款，明确顾客对产品的要求
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