人员通过密码，人员磁卡，感应卡或生物指纹来认证是否有使用钥匙柜的权限。若认证有效，钥匙柜门打开，可以取得钥匙有光提示。钥匙释放，此操作写入储存器中。信息包括人，钥匙，和时间。

要还钥匙，拿钥匙的人必须保证可以使用钥匙柜，之后把智能钥匙栓放到正确位置上。如果钥匙放错位置，系统会提醒使用者把智能钥匙栓放到正确位置。这时所有信息记录。若还钥匙的人和拿钥匙的人不同，系统马上报警。

多功能钥匙管理柜可以从管理者的电脑上来控制。你可以在一个楼里有几台钥匙柜，也可以在几个远距离的地方把许多钥匙柜联网。实时查询谁取的钥匙很容易，可以用钥匙柜的实时Traka32软件，或直接从钥匙柜上的在线数据显示器上查到。当使用者知道钥匙被记录，和可跟踪，他们会很快归还。

当正确的人员信息和钥匙信息输入到软件后，兰德华智能钥匙管理系统保证只有有权限的人才能打开钥匙柜，拿到名下的钥匙。系统在中央数据库上自动记录钥匙取用的时间和使用人。

相关信息可以在钥匙柜的数据显示器上或管理者的电脑上看到。

·    只有授权的职员可以拿到钥匙

 ·   不用人员管理和监督，钥匙任何时候都可以提取。

 ·   降低风险和强化执行。没有权限的或没有资格的人不能碰到公司财产。

  .    减少停工时间，降低产能损耗，和不方便，因为我们能很快找到拿钥匙的人。

  更高的可信性，在职员中钥匙使用水平更高，达到钥匙丢失更少，损失更少。

 钥匙丢失少了，安防投入可以更小。

  减少更换丢失钥匙的支出

减少检查记录，准备报告，和对付安全漏洞的行政人员时间。