时信达便携高拍仪应用方案概述

    纸张，自其诞生之日起，就成为信息记载的主要媒体。即使在高度数字化今天，这种情况也并没有得到根本改变。据统计，约 95％的信息量仍存在于纸张上。然而，传统的纸张媒体信息存在着诸如保管困难、不便于共享、不便于查阅、无安全备份等等诸多管理上的困扰，无法满足 Internet 时代高速、高效的工作要求。

    时信达便携高拍仪集成了高速文档拍摄技术、OCR 光学智能识别技术、自动目录存储技术、工作流技术和INTERNET技术等当今最热门的科技，迅速、准确地将大量有价值的纸张信息数字化，并有效的存储起来，方便用户进行有效的查询与应用。大大推动用户信息化的进程。

    时信达便携高拍仪可以完全取代传统平板扫描仪，除了在各项性能指标上优于传统扫描仪之外，更具备了体积小、轻巧便携、无机械损耗、不用外接电源等传统扫描仪无法实现的优点，为日常办公与生活中纸质文件的电子化存档提供了更好的选择！

时信达便携高拍仪解决方案对客户的益处？

Ø 提高了客户服务质量：可以及时访问文档的信息。

Ø 提高了工作效率：工作人员可以把精力放在工作上而不需要等待传统扫描仪耗费的大量扫描。

Ø 时间以及人工配合操作。

Ø 加快了工作流程周期：消除了工作流程各步骤之间的时间延迟。

Ø 提高了效益：更高的工作流程速度可以转化成对商业机会的更快的响应时间。

Ø 加强了对文档的控制能力：实现了更佳的文档电子化化水平，减少了文档遗失或损坏的风险。

Ø 减少或取消了占用空间：减少或取消了存储设备和机柜、缩微胶片和缩微胶卷的占用空间。

时信达便携高拍仪的目标用户

1. 银行/金融机构：用于客户开户签名资料、贷款和抵押文件、信用卡申请表单等纸质文件的电子化存档。

2. 保险公司：用于签单、保单、索赔单等文件的电子化存档。

3. 政府：用于重大事件记录文档电子化、土地记录、选举和选民登记、投诉管理、标准计划等纸质文件的影像存档。

4. 国土资源局：国土资源资料、图纸图片的影像存档。

5. 公检法：户籍、车辆资料、出入境资料、案件卷宗等资料的影像存档。

6. 工商、税务：企业注册、变更、注销、年检资料，税务申报表等文档的影像录入存档。

7. 教育：学生报名表、考试试卷、教师备课等的存档和展示。

8. 大型制造业公司：用于质保注册、服务文档记录、工程图纸、工程变更单、帐户支付、材料数据表等纸质文件的影像存档。 

……

金融业的应用

目前，我国银行稽核部门仍以传统的事后翻阅凭证、帐表的手工操作方式为主，存在效率低下、信息反馈不及时等缺点，给防范金融风险带来一定的困难。建设“集中、统一、规范、高效 ”的电子化票据处理中心，使票据处理达到“电子安全保存 ”的目标，已成为银行亟需解决的问题。

票据档案管理现状 

1、每个分支业务点、业务部门需分派人员、精力管理票据，并需建立各自的票据库，占用办公空间，实际上增加办公费用。 

2、票据手工建档，归档劳动强度大，容易出错，费时费力，影响效率和服务质量。一段时间后，票据不能在本地查阅，要到很远的票据仓库查阅，更增加查阅麻烦。 

3、由于原始票据只有一份，而且通常经过装订，票据查找时要拆开装订后再装订好，这样的过程对票据损害很大。 

4、按国家有关法规，银行的票据要保存 15年，有些需要永久保存，但纸质的票据在正常条件下很难在 15 年内保持完好，更何况永久保存。 

5、票据缺乏安全备份，难免水灾、火灾、虫鼠叮咬，造成难以补救的损失。 

6、票据不能在现代电子网络上传输，不能满足办公现代化要求。

使用时信达便携高拍仪可以给用户带来种种直接和潜在的效益 

1、经时信达便携高拍仪拍摄录入之后，票据凭证等以电子文件格式保存，大量节省了为长期保管档案而占用的库房空间。据初步测算，光盘的库房占用量只有其相应数量的传票的库房占用量的 5%。 

2、使用电脑快速查阅票据，而免去了为了一张原始票据而跑到库房手工翻帐的麻烦，大大地缩短了查找票据的等候时间，提高了工作效率和服务水平。 

3、有利于票据的规范化管理。票据管理集中化以后，可以建立一套完善的票据管理制度，使票据更加安全。同时，有助于真正执行票据销毁制度，使传票保存量不至于无限膨胀。 

4、有效延长票据的保存时间。柯达公司的一项实验报告显示，使用加速老化的方法测试柯达的可写式CD（Writable CD），证明此种CD在室温为25℃，相对湿度为40%的暗室条件下，可以保存 200年以上。如果是在办公室或家里的条件下，可以保存 100 年以上。所以，保存在光盘中的票据一般可以保存 100 年以上，这远远超过了纸张票据的有效保存期限。 

5、解决 10～15 年以上票据的处理问题。有条件的银行可以考虑将超过规定保存期限的票据存入光盘，然后将其原件销毁，从而也可以节约大量库房空间。

工商业的应用

    工商行政管理局是政府主管市场监督管理和行政执法的职能部门，主管工商企业和从事生产经营活动的事业单位、社会团体、公民个人的登记注册工作。特别是近几年，随着我国社会主义市场经济的逐步完善，市场经济活动空前活跃，每年注册、歇业、变更的企业越来越多，对企业档案的管理已经成为工商日常工作的一个重要组成部分。

在与各级工商用户的接触中，我们了解到很多单位都进行了机构改革、人员精简，但与之相对应的是档案数量的增加；库存档案少则几百卷、多则几千卷上万卷；人少了，而工作量在增加，如果不采用先进的文档管理方式、提高工作效率，就无法完成对企业工商档案完善的管理；所以，伴随办公自动化程度的提高，如何提高档案工作的效率，更好的发挥档案资料的作用以提高服务质量，已成为摆在工商领导者面前的重要课题。

存在的一些情况 

1、工商企业数据库只能提供“企业名称”、“法人代表”等打印在营业执照上的简单信息，远远不能满足各界对企业档案信息更有深度和广度的需要。 

2、大量的企业档案信息仍然存在于各式各样的纸张文件中。 

3、档案移交问题：档案保存一定年限后要移交档案馆，而移交前档案的整理和各种目录准备工作也比较烦琐，特别是档案移交后查档就更加不便。 

4、办公自动化系统的要求：现在很多单位进行办公自动化建设，如何完善和丰富 OA系统，使其真正成为包括各种重要信息的自动化系统，就必须考虑如何将纸张的历史档案和科技资料与 OA系统结合，进行计算机管理和调阅。 

5、档案存储空间不足：在我们接触的客户中就有档案量很大，库房不足，但档案又不能销毁的情况。解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。 

6、档案文件安全性问题：每份档案都是珍贵的原始资料，特别是对于比较陈旧的资料，其历史价值更大，但是每次调阅对原件均会造成一定的损害，如果遇上自然灾害（如水灾、火灾、虫灾、自然风化等）或人为因素（如盗窃、涂改、撕毁等），将造成无法挽回的损失，如果因此而将档案束之高阁，便又失去了档案的自身参考价值。

效益分析

    根据自身情况，建议采取工商局企业档案资料电子化方案，基本可以解决目前档案管理存在的一些问题，如： 

1、解决档案资料查找困难的问题：将时信达便携高拍仪拍摄的企业档案文档电子影像保存于光盘，在计算机上调阅，使查阅方便性大大提高。 

2、解决档案移交问题：所有档案已经保存在光盘上，档案移交后，有光盘作为备份，作到没有后顾之忧。 

3、符合办公自动化系统的要求：将历史纸张档案经文件拍摄仪拍摄后变成了电子影像，可以上网进行网络调阅，解决大量历史纸张档案与 OA 系统的结合。 

4、解决档案存储空间不足问题：每张光盘可以存储 1.5 万张A4纸左右，节省99.5%的空间，原稿可以打包到远郊存放；还可以考虑销毁原件，极大节省空间。 

5、解决档案文件安全性问题：光盘上的档案资料，可以多次读取而不接触原件，可以充分保证原件安全性，每套光盘档案都有备份，可以异地保存，遇上自然或人为灾害（如水灾、火灾）也保证档案信息不丢失。

税务行业的应用

    税收是国家取得财政收入的主要来源，是保证国家社会管理职能的行使和国家机器的正常运转的物质基础。当前我国财政收入中，税收收入已占90 ％以上。随着我国经济建设的蓬勃发展，改革开放的不断深入，国家税收工作也在不断的自我完善以适应社会主义市场经济不断发展的要求。随之产生的大量的税务申报档案、票据档案、文书档案和会计档案的管理已成为日常工作中至关重要的环节。

    税务档案是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的文字、图形材料，是征、纳双方依法办税的法律文书，税务档案以其法律效力有不可动摇的征管地位。

    每个征期都形成大量的档案原件，经常要进行手工归集、分类整理、装订、建档查阅、统计和检索档案等十分烦琐的工作，档案的管理和存放需要大量的人力、物力、空间。广大税务人员被这种繁琐的事务性工作缠住，耗费了大量精力，没有更多的时间投入到税收征管检查中去。如何将成千上万的文档存档，如何使税务人员、办案人员、司法人员快捷地查询到档案资料等问题，面临在档案管理人员面前。因此，在国家税务局的档案中心内建设一个现代化的、自动化、网络化的档案管理系统已势在必行。

传统管理方式存在的问题 

1、传统手工方式，大量的纸张文件，存档、查阅费时费力，工作效率难以提高。档案被转移到远郊仓库后，查阅尤其困难。 

2、税务员被繁琐的事务性工作缠住，耗费大量的精力，没有更多的时间投入到税收征管检查工作中去。 

3、管理成本高。面对大量积存的纸张文档，库房纸满为患。采用传统的处理方式，与文档保存、管理相关的劳动成本、仓储成本在不断的增加。 

4、长久保存难，企业风险大。在传统的文档保存方式下，纸张文件易受潮、霉变（特别是对于潮湿地区）、遭虫咬、人为的污损、易丢失。对税务的核查工作及保障纳税企业的利益造成隐患。 

5、档案文件不能通过网络传输，文档共享难，工作效率低，不能实现办公自动化，更不能满足“政府上网工程”的需要。

税务档案电子化之后

    采用先进的文件拍摄技术、计算机网络技术，以光盘柜为档案图像的存储载体，既解决了大量税务档案的归集、存储问题，又方便了档案的查阅、统计、分类和检索，极大的提高了税务档案的管理效率，使税务档案管理逐渐步入科学化、系统化和标准化的轨道。

    在网络环境下，本文档管理系统将浩繁的税务档案原件，通过文件拍摄仪录入，然后存储到光盘中。不仅解决了大量税务档案的存放和管理问题，而且大大方便了税务档案的查阅、统计、分类和检索。 

1、录入速度快捷准确。面对几十万页的文档，要在短时间内建成电子文档，非高速文档拍摄设备不可，文件拍摄仪满足了这样的要求。 

2、大量节省存储空间。一张CD-R 光盘可以存放一整个普通文件柜的档案，一个可放在办公桌上的光盘柜可以代替半间档案室。在寸金之地尤为重要。 

3、档案安全备份。与传统的手工翻阅比较，用无纸化档案管理可以将对重要文件的损害降低到最低限度，满足长期保存要求需要，储存条件不高，一般办公室条件即可。 

4、采用先进的文档影像拍摄技术，不但拍摄快捷、存储灵活，而且数字化后的影像便于共享与发布，积极推动“政府上网工程”，更好地树立税务新形象。

主要应用项目

Ø 各税种综合申报表

Ø 个人所得税申报表

Ø 个人所得税明细表

Ø 企业所得税季度

Ø 年度申报表

Ø 发票领用存月报表

Ø 企业财务报表等

法院、检察院的应用

随着我国物质文明和精神文明建设的不断发展，人民的法律意识不断加强，越来越多的人学会运用法律来维护自己的合法权益。因而，法院、检察院的诉讼案例也急剧增多。随之而来，各类诉讼案例的案卷成倍增长，档案部门面临巨大工作压力，如何将成千上万的文档存档 ?如何使办案人员、司法人员方便快捷地查询到案件的资料?原有案卷管理方式，已经无法适应。

法院、检察院案卷档案管理面临极大困难 

1、调阅时间周期长，影响工作效率。 

2、案卷长久保存难，受存储环境的限制，可能造成纸张受损、变质、变黄。 

3、案卷易丢失、损坏，在案件查阅期间，由于司法人员需反复查阅卷宗，造成案卷原件受损或遗失，无法恢复。 

4、案卷共享难，在审理案件中，如果多人需要同时查询原始文档，会造成矛盾。 

5、管理与存储成本大。

    最高人民法院于1998年11月21 日召开了全国法院庭审记录计算机化工作会议，最高法院院长肖扬批示：各级法院领导应大力支持，开创法院现代化（包括庭审记录、办案、办公现代化）的新局面。

基于对法院、检察院档案部门现状分析，我们认为利用信息影像技术，配合时信达便携高拍仪以及大容量存储设备的方案，可以有效解决目前案卷档案管理面临的困难。

系统效益分析 

1、减少不必要的损失。案卷文档影像采用硬盘或光盘为存储介质保存，既提高了工作效率，同时避免了原始案卷在反复查询、借阅中造成的遗失、破损等。 

2、录入速度快捷准确。面对上百万页的文档，要在短时间内建成电子文档，非高速文档影像录入设备不可，时信达便携高拍仪满足了这样的要求。 

3、案卷资料的局域网或广域网共享。系统内部跨部门、跨地区的案卷资源共享成为现实，丰富的资源来源于的各个部门、各个地区。 

4、降低存储和管理的成本。系统可以减少管理相关的劳动成本，存储空间（如档案库房）的成本。

保险行业的应用

    随着WTO 的加入，保险行业的竞争将日益激烈，核保、核赔处理业务是否准确、快速成为保险公司核心竞争力的关键，与此同时还要预防相应的经营风险。保险公司每时每刻都要围绕着大量的信息进行业务处理：包括保单业务数据，还有我们必须面对的纸张文档信息，其中包括各种客户资料、申请单、保单等等。保险公司的业务基本都需要基于这些纸张的文档资料来进行处理。

    大部分保险公司现有的业务系统只是一个记录系统，记录下业务处理的数据、文档状态、审批状态、保额、年期等等数据。而对于保险公司真正要保管和处理的业务资料，我们还是以手工的方式来进行传递和保管。这大大影响了整个系统的运作效率、客户响应速度，同时这些文档资料也无法实现充分的共享。

基于文档影像的保险业务系统在营业网点将业务资料通过时信达便携高拍仪拍摄为电子影像，结合文档影像管理系统上传至业务处理中心乃至总公司处理。在业务处理的每个环节业务资料都是以数字化的影像方式来进行传递和审核，从而大大提高了系统的响应速度。每笔业务将从以前几天的处理时间可以大大地缩短到只需要十几到几十分钟。同时通过专门的工作流实现，可以非常容易地去配合实际业务需求来改变我们的业务处理流程，从而极大地提高了业务系统的灵活度和可扩展能力。从而实现了分散经营，集中处理，有效的降低了经营风险，同时减少了用户单证传递，加快了核保、核赔处理速度。大大提高了保险公司的竞争力。

政府机构中的应用

    政府机构是各地区最核心的单位，很多相关要害、保密文件的资料和案例都存储在那里，存储纸质的文档，一要安排专门的人员守卫，二是占用地方，既不安全也不环保。偶然的失误可能造成广大人民利益的损害等重大问题的出现。文件拍摄仪用于重大事件记录文档电子化、土地记录、选举和选民登记、投诉管理、标准计划等纸质文件的影像存档，显得环保安全多了。我们只要把纸质文档拍摄下来再存在电脑中，或者刻录光碟存放好，就可以很方便的调用和保存了。

    也可用于办公会议的召开时资料的展示。通常政府召开的各大地区的回忆人数较多，对于信息和资料的传递，很不方便，有了时信达便携高拍仪，您就可以把你想解说和宣布的政策拍成文件，一张一点的放大展示给大家，这样提高了信息传递的有效性！

电信业的应用

    在改革开放所带来的巨大机遇面前，电信业以其空前的速度成为增长最快的行业之一，取得了令人瞩目的成绩。在高速增长的同时，随着电信改革的深入进行，如何降低营运成本、提高客户服务质量已经成为了企业生存的命脉。档案管理作为电信日常工作中重要的组成部分，对其进行现代化管理，也是保持企业竞争力不可或缺的一环。然而，传统的纸张管理方式存在着诸如保管困难、查阅不便、空间不足等等诸多管理上的困扰。 

1、大量以纸张形式保存的文件，包括新开户申请表、公司托收表、过户申请表、公司帐号更改申请表及用户的有效证件等；同时每天又会不断产生大量新的文档资料。这些纸张文件传统采用手工方式进行分类、整理、立卷、归档、查询等日常管理，工作强度大，调阅困难，难以对公司各层次人员及客户 的查阅作出及时的响应，方法落后，难以与国际接轨，无法适应公司业务的不断发展。 

2、档案库房已“纸满为患”并且随着文档数量的大幅度增加，必须寻找更多的库房存储，仓储费用及管理费用亦大幅增加； 

3、原始档案调阅频繁，且无备份，极易发生原始件的丢失及损坏；对保障企业的利益造成隐患； 

4、纸张文件在正常情况下很难做到永久保存，并极易受到水灾、火灾、虫鼠叮咬等威胁；因而造成不必 要的损失； 

5、档案资料没有数字化，不便于信息的共享，不能在现代电子网络上传输，无法满足办公现代化要求， 更不能适应“电子商务时代”的需要。

建议方案 

1、在档案中心配置时信达便携高拍仪。 

2、将需拍摄的文档集中整理后送到档案中心。由档案中心工作人员用先科便携高拍仪，将纸张文档转换为电子影像。 

3、经过数字化处理后的纸张档案，归档封存。 

4、经时信达便携高拍仪拍摄后的文档影像按电话号码、用户姓名、开户日期等关键字属性建立索引，以方便以后调阅；当硬盘缓存区快满时，应将缓存区内容刻录到空白光盘，然后储存在光盘柜中提供网络共享。

解决方案效益分析

    本方案充分考虑了电信业现有的文档的特点、结构及投资规模。采用先进的时信达便携高拍仪，具有快速生成文档影像、调阅快捷、保存安全等特点。 

1、低成本：采用光盘作为存储介质（平均光盘存放15000 页文档）节省存储空间，间接降低成本；而且电子影像管理方便可靠，对比纸张媒体，提供了更优的性能价格比。 

2、保护原件：与传统的手工翻阅比较，无纸化的文档管理可以将对重要文件的损害降到最低限度，有利于文档原件的长久保存。 

3、文档的真实再现：通过时信达便携高拍仪拍摄的电子影像文件，真实反映文档原貌。同时电子影像不受使用和复制次数的影响，能始终保持高质量，而纸张却无法相比。 

4、长久保存：光盘的保存条件要求比纸张低得多，保存期长达一百年；无论时间的长短，其上的影像仍 能保持高品质。

公安交通管理局车辆管理所的应用

    近年来中国经济的高速发展，各地区的车辆数量增长迅速，由此各地的车辆管理所需要保管的机动车档案资料增加迅速。随着档案资料的增加，工作人员劳动强度增大，档案资料的存储、查阅等工作与办公高效率的要求矛盾日渐突出。各地区状况虽有不同，但车辆档案快速增长的情况是相同的，由此产生的问题主要表现在以下几方面： 

1、库房面积日趋增加车辆管理所需要比较多的物理空间用于存储档案，今后还有增加的趋势，每年为此存在的档案保管费用较高。 

2、查询频繁，查询效率低，查询劳动强度大由于过户、变更等业务，档案资料的变动频繁，无论从归档还是从管理上都很困难。查询机动车档案时，档案员要经常跑路。为防止丢失，查阅前后都要核对数目。 

3、档案安全性得不到保证由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生这种情况，因为没有历史记录也无从查对，可能会造成不必要的损失。 

4、归档困难由于资料的变动以及多份相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能需要将大量档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁导致工作人员从事大量的体力工作。 

5、管理困难由于档案都是整卷归档的，有时只需要查阅部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被查看，很难控制，无法实现档案的安全。 

6、档案资料缺乏安全备份档案资料缺乏安全备份，难免水灾、火灾、虫鼠叮咬，造成难以补救的损失。

    以上问题直接影响着各地车辆管理部门的车辆档案管理工作，为从真正意义上解决这些问题，提高车辆管理部门的科技信息化应用，实现科技为工作服务的目的。

    目前各地正在运行中的机动车计算机登记管理系统可以管理机动车档案的数据信息，但是缺乏对于机动车档案实物的管理。应用文件拍摄技术，可以快速将机动车纸质档案转化成为电子影像，从而对档案进行有效的管理，进一步提高机动车档案的电子化管理水平，优化机动车登记的工作流程，提高办公效率。

劳动和社会等单位应用

    劳动和社会保障管理信息系统构筑了包括市级业务管理部门、各区县劳动和社会保障部门和职业介绍所和街道办事网点的三级网络。通过对全市各种人群的各类劳动就业和社会保障业务数据的集中统一管理，基本实现了对劳动者记录一生，管理一生，服务一身，受益一生的服务和管理目标。

与业务操作、管理信息化所不相适应的是，目前各类就业服务和社会保障的相关纸质实体资料（例如劳动力登记表、单位调动函、退工通知单等）由各区县社会部门和职介所和职介分所保存在各自的档案室中；目前存放于各区县的就业服务资料估计达百万份左右，同时这些资料处在不断的更新之中。在办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。现行的就业服务和社会保障资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出就业和社会保障资料数字化处理要求。

建设目标：

    以数字化处理（使用时信达便携式高拍仪高速录入）系统为手段，对就业服务和社会保障过程中重要的书面资料、凭证和证书进行数字化处理，建立一个以图像方式储存的数字资料库，达到以下目的：

l 长期、安全地保存重要书面资料、业务凭证和证书；

l 快速、便捷地查询浏览扫描资料，提高工作效率；

房地产行业的应用

    各房地产公司或房管部门都保存有历史积累的房地产权属存量档案，同时房地产权属档案作为一种动态档案，具有不断增加的新增档案和房屋权属变化导致的档案增量。因此，房地产权属档案的数字化影像管理，必须充分考虑存量档案和新增档案的数字化处理模式，同时结合档案的检索、查阅以及业务利用、公众服务等，提供全面的解决方案。

    应用流程为，将已拆卷完毕的存量档案原件用时信达便携高拍仪进行数字化影像处理、分类识别、建立电子索引目录、数据库管理，处理完成后进行重新组卷、入库。整个数字化影像处理过程也是对原档案重新整理的过程。

    房地产权属登记完成后，将增量档案按存量档案相同的方式进行数字化处理并实现管理。新增档案按卷新增，权属变化的增量档案按卷进行追加。登记原件进行立卷（并卷）处理。