随着企事业单位的快速发展，文档以电子文档方式为企事业单位承载着越来越多重要的信息。而由于电子文档的容易散播性，导致企事业单位在外发给客户或合作伙伴的重要资料，都可能被以明文的形式进行非法篡改、无序传播等，这使得企事业单位所做的大量工作付之一炬，严重危害了自身的利益。因此，企事业单位即要保护自身的利益，同时又想将必要的数据与外界交流。

外发人员身份认证：

外发人员在已安装外发管理系统的电脑上，插入已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可制作外发文件。 
外发文件身份认证控制：

外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同的认证方式；外发文档的访问认证方式：口令、机器码、PC绑定、联网证书等方式。

外发文件阅读权限控制：

外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同操作权限。

外发文档可控制多种权限：包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、防止内容拖拽、拷屏和设置自动销毁等权限。

技术优势：

采用虚拟盘的方式保护文件安全性的同时，结合HOOK对文件的操作权限进行控制，来实现外发文件的防二次扩散技术。

    因业务需要，企事业单位经常会碰到需将一些重要的电子文档发给客户或者合作伙伴的情况，可要将文件外发，就必须对原有的图纸进行解密，一旦解密发出去，就意味着单位的这些重要图纸文件将不再受到控制，这些图纸文件如果被窃取或者无序传播，可能会对单位造成巨大的损失，核心资料面临着被外泄的可能。

    文件外发控制针对文件解密后在外部泄露的可能而提供对应解决方案，即防止二次泄密，当需要外发单位内部文档时，只需进行外发申请后经单位高管审核确认即可明文外发，同时对外发文件还能设置打开的次数、使用有效期、是否在指定电脑上打开等，有效防止外发文档的二次扩散。

一、文件外发打印控制（自带浏览器）

    通过虚拟打印机的方式，将图片、文本、图纸文件转换成类似PDF格式的弘软绿盾专用图档文件。文本本身自带浏览器，把这个文件发给客户，客户不需要启动任何外部浏览器和程序，点击文件时就会启动自带的浏览器就可以阅读，文件内容不能拷贝、不能打印，只能阅读。

1. 可设置时间、使用次数、密码、网络同步验证、指定计算机多种参数。

2. 无论复制成多少个副本，多个副本的操作次数总和为当时设定的次数。

3. 网络时间同步验证，解决修改系统时间来达到篡改有效时间的问题。

二、文件外发控制（非浏览器方式）

    与浏览器形式最大的区别是，不改变文件类型，只是将图纸文件经过外发系统特殊算法加密发给合作单位，比如DWG文件外发系统加密后，还是用CAD软件打开DWG文件。只是合作单位在打开外发加密文件，必须启动外发系统客户端。外发系统并不影响外合作单位其机器上的自有文件，只对外发系统加密的文件完成加解密操作。合作单位可以在外发系统控制下，阅读及编辑等进一步操作。特别适用一些结构复杂的委外设计、委外加工的三维文件，也适合一些EXECL及ACC文件外发阅读控制。

1. 可设置时间、使用次数、密码、网络同步验证、指定计算机多种参数。

2. 可设置打印权限、剪切版加密、屏幕截图功能限制。

3. 可适用于三维图纸及复杂文件外发控制，文件在外部可以继续编辑修改。

4. 无论复制成多少个副本，多个副本的操作次数总和为当时设定的次数。

5. 网络时间同步验证，解决修改系统时间来达到篡改有效时间的问题。