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WHSmith环球采购行为守则

这份环球采购行为守则阐述WHSmith于营运时，只会致力与承诺遵守道德贸易的制造商和供货商合作的细则。此守则适用于提供商品予WHSmith的卖方、供货商和承办商。

此环球采购行为守则包括道德贸易联盟（ETI）的基本法规、WHSmith对该法规的解释，以及WHSmith的附加要求。守则明确订下了我们对供货商的最低要求，但内容并非一应俱全。此守则的条文为最低标准，而并非最高规范。我们预期应用此守则的公司亦要符合国家与其它适合的法律的；当法律和此守则的条文涉及同一课题，应当采用提供较大保护能力的条文。

WHSmith承诺确保其供货商维持优良水平，与供货商合作带来改善措施。WHSmith只会与续步投入遵守本地法律和此守则条文、值得信赖的供货商和制造商合作，我们会审核供货商，并与他们携手合作，确保能够找出持续改善方案。

WHSmith环球采购行为守则 （细则）

WHSmith指引：

• 轮班工作完结后，雇员可以自由离开工厂。
• 雇员应当准许按时进膳和休息。
• 雇员不需要交出正本身份证明文件，如身份证、护照或出生说明书。
• 雇员不用交出抵押金，或让管理层持有他们部份或全部薪金。
• 所提供的项目如个人防护设备保证金、制服和身份证明卡片按金均不许收取；不过，如雇员遗失这些用品、身份证明卡片或制服所产生的替换费用，工厂可向雇员收取不高于成本的费用。
• 生产工具应免费提供给雇员。
• 雇员于不用上班和宵禁时间内，应该能够自由进出宿舍；家人亦可随时探访。
• 护卫员只可委任担当正常护卫工作；工厂要撰写政策列明其护卫角色。
• 合约不可以雇员家人抵债为基础，亦不可建基于经济偿还因素，迫使雇员从事非自愿工作以抵偿债务。
• 雇员有需要时，并明白在预期通知后取回其最后薪金的条例下，可自由离职。

WHSmith指引：

法律容许成立工会的国家：

 须要成立注册工会。雇员应能自由选择参加工会和合法组织并进行集体谈判，而不受到恐吓、干预或约束。

• 须有工会政策概述其动作情况。
• 公开选举是挑选雇员代表的方法。工会中要有雇员代表，这些代表是自由选拔出来的，自愿参与并跟管理层沟通有关工会事宜；打赌雇员就是整个工厂（包括雇员）有代表性的人物。
• 工会代表与成员要肯定不会受到歧视，雇主亦不会干涉工会活动。
• 管理层愿意让雇员代表使用会议室作雇员私下会谈。

法律不容许组织工会的国家：

• 要提供类似形式，让雇员能够向管理层表达关注的事情，而不会受到惩罚。类似形式如下：

例如要有福利委员会、健康安全委员会等等。管理层与雇员代表要至少毎季定期开会，讨论有关工作场所事宜，并不时作出改善行动。会议记录必须存档。

• 意见箱要经常使用，保留意见记录，写下管理层作出的行动，并将管理层的回应张贴在壁报板上，让雇员参看。
• 定期派发问卷，给雇员指出工厂需要改善的地方。跟进问卷的行动要作记录，并张贴出来让雇员参阅。
• 必须有不记名的途径给雇员宣泄不满，撰写申诉政策后要张贴在工厂当眼处。工厂要设置意见箱，而投诉信亦要放在档案里。

WHSmith指引：

• 备有健康安全方案与程序，描述处理意外和紧急事故的方法。
• 公司委任一名高级管理人员负责健康与安全事宜；负责人本人要定期接受培训，保留所有健康安全记录，并且定期与所有同事分享其知识。雇员经过培训后，可以解答健康与安全方案的基本问题。
• 公司须提供意外报告或备忘录给审查员查看。

现场评述：

• 工作环境

一.室温：舒适；并要每月量度一次

二.湿度：相对湿度可介乎百份之40至70

三.通风：安装合适高度的电风扇或窗户，尝试在工作间保持足够的气流。

四.噪音管制：工作间可容许的噪音水平为85分贝，或最高90分贝。

五.灯光：所有地方，包括车间、宿舍、饭堂、厨房、走廊、楼梯、仓库等要有足够灯光。

六.总务：清洁与整齐的环境能令工作时更加安全。

• 健康与安全

一.宿舍

-宿舍规则在宿舍周围张贴。

-清洁、安全、通风系统良好，经常有饮用水和热水供应。

-不能与车间和仓库设于同一大楼内。

-宿舍应提供私人储物柜予员工使用。

二.厨房：要获取卫生许可证，食物制造和管理层成员每年要接受身体检查。

三.洗手间：洗手间要靠近工作场所，男女厕所要分隔开。

四.仓库：要备有经过检验的防火控制设施和仪器，不要使用高温灯光装置。

五.化学品和危险品

-贴上显眼警告标语作提示

-旁边贴上物料安全使用指引

-要务有经过定期检验的防火控制设施和仪器

六.电力：电子仪器和电线的绝缘装置要完整无暇，操作员要持有有效牌照。电源箱应有内盖及开关标示。

七.防火措施

-建筑竣工后要进行大厦检查

-灭火器至少两个月检查一次，并要妥善挂起或收藏 必须保存检验记录；灭火器要容易拿取，不能有障碍物放置在其附近或下面。

八.走火通道

-走火示意图要张贴在主要出口

-应急灯亦要装置于主要出口

-一般而言，车间要有两个出口

九.车间通道

-涂上黄色记号以显示通道的阔度

-涂上箭头指向出口

十.服饰：避免配戴珠宝和穿着如衬裙、长袍、围巾等的松身衣物

十一.           个人防护设备（PPE）

-有需要时，必须配戴和穿着防护设备（包括头盔、呼吸器、面罩、耳塞、眼罩、手套、安全鞋等）

-防护设备要免费提供，经常使用，破坏时便要更换

十二.           安全使用机器

-构成危险的部件要加上保护装置

-有关安全指引要贴近机器旁

十三.           锅炉

-保留仪器生产商说明书

-操作员应领有有效牌照，锅炉启动时操作员要留存附近看管

十四.           培训

-新入职及现任雇员接受一般健康与安全知识培训

-每年至少两次消防演习，包括从车间和宿舍开始的演习

-教授正确使用机器和所有其它工作程序中要注意的安全预防措施

十五.           急救措施

-毎一车间装置一个急救箱，放置于容易拿取的地方，并要避免阳光直接照射或潮湿情况

-急救箱内，要有消毒药水、绷带和纱布、外用药物和急救措施说明；不能摆放口服药物

-毎一百个员工应有一名急救员

WHSmith指引：

• WHSmith不会与任何使用童工的新卖方经营业务；如发现童工，WHSmith保留权利与本地或国际机构合作，确保儿童的未来发展受到保护。
• 如发现时WHSmith的卖家使用童工，这些卖家要与WHSmith通力合作，以避免这不符合项目可能对这些儿童带来伤害；这些儿童只可从事本地法律与条例允许的适当和安全的兼职工作，以便腾出时间完成强制教育。
• 找到童工时，工厂必须给予童工过去三个月的平均工资，直至他们到达最低工作年龄。
• 招聘青年工，卖方必须遵守所有本地关于雇用青年工的法律，例如，容许从事的工种、身体检查、登记、工作时间等。必须有一份独立雇员清单登记青年工，文件亦要每月更新。
• WHSmith支持为青年工提供工作场所学徒计划的工厂，让他们有教育机会之余，亦可以参与工作兼演习的计划。学徒要根据法律要求获得补偿；若学徒获得低于法定的工资，工厂要提供相对时期的详尽培训议程。
• 工厂要撰写关于最低工作年龄的政策，并要张贴在工厂当眼处。政策必须按法定最低工作年龄编写。如没有法定最低年龄，按照跟从国际劳工组织公约第138号的道德贸易联盟基本法规，应把最低年龄定为十四岁。雇员年龄要妥善存档。
• 所有工厂要为每位雇员保存一份证明雇员出生日期的正式文件副本。因为在中国使用虚假身份证的情况普遍，建议贮存一份额外年龄文件证明作参考，例如暂停证。此外，提供的身份证明副本可跟内的数据互相核对。
• 设置日间护理中心和提供宿舍给雇员家人的工厂，应把这些设施与生产楼层分隔开。WHSmith亦不容许有只在工厂出现但并非工作的儿童。

WHSmith指引：

• 雇员完成所有工作后必须得到工资，工资要符合法律最低工资或现行行业工资要求，以较高者为准。雇员最终应得到符合生活水平的工资。
• 工资与补偿的劳动法，以及工厂薪酬政策应张贴出来，或以其它方法让所有雇员知道；工厂应告知雇员本地最低工资。
• 工资支付时间及周期应符合当地法例。
• 严禁以扣减工资作为纪律惩处；要撰写一份惩处政策，在工厂当眼处张贴。
• 雇员每次支薪时要收到工资条，让他们了解工资如何计算。
• 工资登记表应要有详尽数据，内容包括工作时间总和（正常和加班两者）、补贴总和、正常收入总和、件工收入总和、未能达到最低工资对雇员作出补偿的总和、加班收入、扣减薪金性质和总额，以及纯报酬。
• 如雇员收取任何津贴或奖金，工厂要提供一份标准津贴及资金计划作参考。

WHSmith指引：

• 法定工时及工厂工时要张贴出来或以其它方式让所有雇员知道。
• 根据道德贸易联盟基本法规，每周总工时不能超过60小时，并要保证7天内有一天休假。
• 加班工时应符合当地法例。
• 生产雇员上班时间要有文件证明，通常以工卡或雇员和管理层双方可互相核对的文件作为记录。
• 加班工资应根据当地法例所标准给予员工。
• 雇员如要经常加班，工厂必须跟他们签订自愿加班协议。
• 员工应可享有所有法律规定的福利，如法定假期、有薪年假、病假、产假、婚假及丧假等。

WHSmith是道德贸易联盟（ETI）之成员，必须遵守道德贸易的要求。我们致力推动供货商改善，却不会判定他们不合格，或有不符项目而不再与他们合作；长期合作和公开透明是我们强调的重点。工厂在审核时需要提供真正的工资和工时记录，我们将定出可达到的可行目标，让工厂改善不符项目。

WHSmith指引：

• 工厂要撰写政策，确保无论任何种族、宗教、信念、肤色、性别、年龄或国籍均可享有同等机会，除非年龄或性别确实是入职条件。
• 人事活动如赔偿、福利、解聘、招聘、培训、晋升等均以平等方法处理。
• 雇员要有合适渠道投诉歧视情况，并知晓怎样投诉的程序。
• 雇员若对公司任何不利于其权力的政策宣泄不满，不应受到处罚。
• 拥有相同技能的雇员可参与加班工作，并可同样取得较高水平之加班费
• 不可要求女雇员作怀孕检查，以避孕要求作为聘请条件，或管理层留意到女雇员怀孕时便解雇其职务。
• 雇员应可庆祝宗教假期。

WHSmith指引：

• 雇主应与雇员签订合同，并把劳动合同副本给予雇员作参考。
• 雇用条款及试用期应符合当地法例。
• WHSmith不鼓励采用临时雇员、外判雇员或家庭雇员代替定期签署合同，逃避正常聘用雇员所提供的福利和优惠。
• 雇员要享有社会保险待遇。工厂应为所有雇员购买因工受伤或者患职业病方面的保险。在中国，社会保险覆盖医疗、退休、失业及生育的范围，视乎社会保险豁免文件的规定。

WHSmith指引：

• 工厂要撰写政策，不让雇员受到精神、身体、语言和性虐待。
• 政策必须提及正式的警告程序、不能接受的行动指引、对于不能接受行动的适当纪律处分，以及包括调查方法与行动结果的投诉程序。
• 不能使用体罚、身体迫害、恐吓手势和侮辱言语。
• 惩罚措施应透过正常管理常规执行人聘用的护卫员不可向雇员作出惩罚，而雇员是准许对惩罚措施提出异议的。
• 所有惩罚措施均要作纪录。

社会责任审核准备工作

我们将会到工厂进行社会责任审核。准备审核时，若有以下文件，请提供作查阅：

1.工商营业执照

2.环保证明文件（如：排污许可证）

3.建筑工程消防验收意见书

4.最近两次之消防演习记录

5 .紧急事故或意外之处理程序

6.厂房平面图

7.工伤记录

8.设备安全许可证及年度检查记录（如：电梯、叉车、锅炉）

9.特种工人上岗证（如：电梯工、电工、叉车工、锅炉工、安全主任）

10.   食堂卫生许可证及厨工体检证

11.   急救证

12.   健康安全培训记录

13.   厂规或员工手册、反歧视政策、反苛刻政策

14.   工会或员工代表会记录

15.   未成年工体检、劳动局登记记录、每月名单记录

16.   当地劳动局关于延长加班之批文

17.   政府有关当地最低工资规定之文件

18.   自愿加班协议

19.   人事花名册及员工个人档案（第二年龄证明文件）

20.   劳动合同

21.   社会保险收据，花名册及合格证明文件等

22.   工资表（过去十二个月已发放工资的月份）

23.   工卡或考勤记录（过去十二个月已发放工资的月份

请确保以下的工厂员工在审核当日出席：

l       厂长

l       财务或会计经理

l       人事经理

l     安全主任

审核会于4至6个小时内完成，视乎贵厂的规模以及制造产品的范围而定。请确保以上的员工在整个审核过程中给予协助，解答我们的提问。我们在审核当日会尽量搜集多些资料以了解贵厂的全面情况

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