1、获取认证应具备的条件
应具备相应的资质(如营业执照、组织机构代码、相关的国家行政审批资质或行业资质),具备相关设施和资源,能正常开展经营活动。能提供三个月以上的经营活动记录。
2、取得认证的程序
通常把取得认证的程序分为两个阶段
1)认证咨询阶段:合同签订后,我公司会派出咨询老师到企业进行调研,确定企业的认证意图,帮助企业确定组织机构和职责权限划分,体系的覆盖范围,编制和完善认证所需要的体系文件,对企业人员相关进行的培训,并指导企业按体系文件的要求运行,并帮企业进行认证的申请。
A.策划及总体设计阶段
l 初步制订贯标、认证工作方案
ü 专家组提出ISO9001整体实施方案,经有关人员充分讨论,确定实施方案并经经理批准后贯彻实施,每一阶段制订出具体的工作计划,严格按计划执
ü 组建贯标工作班子:成立由经理直接领导,公司主要领导人参加的ISO9001贯标工作委员会,对贯标活动实施总体领导。
ü 成立由管理者代表领导,各部门领导及有关人员参加的公司ISO9001工作办公室(ISO办公室),主要任务是具体领导公司的贯标实施工作,制定整体及每一阶段的工作计划,探讨有关管理问题的疑点和难点,协调各部门工作等,制定具体的工作章程,并遵照执行。
l 确定实施计划
实施计划的制定对ISO9001工作来讲显得尤为重要,公司需要制定整体计划在不同阶段应制定具体实施方案,公司的各部门也应根据总计划的要求制订本部门的具体计划。
l 培训与计划
为了使公司的员工在短时期内了解ISO9001标准,可以通过召开全公司动员大会,定期出版宣传刊物等各种形式进行宣传。同时,经过对各级人员的培训,使每个员工了解ISO9001标准,清楚ISO9001标准的那些条款与他们有关的,以及要求每个部门都要严格按照计划完成工作。
l 确定管理体系
专家组通过对公司现场的调查,对照ISO9001标准提出改进组织机构的建议,帮助公司确定建立管理体系的基本原则及管理体系的基本框架,管理体系的范围等,在具体的实施中,应符合公司的基本情况,尽可能少改变公司原有的组织机构,但必须达到ISO9001标准最基本的要求。
l 职能分配
将管理活动及相关活动落实到各职能部门,从公司的最高领导到各部门领导的工作职责和权限都有明确规定,同时,明确各职能部门之间的关系。
B.体系文件设计、编制阶段
l 管理方针、目标的确定
管理方针、目标是公司开展管理活动的基本准则和最高原则,公司的最高领导必须亲自参与制订,并能为公司全体员工所理解和贯彻执行,咨询组对管理方针,目标的制订的具体要求和格式提出建议。
l 《质量手册》的编写
由专家组负责指导编写管理手册,完稿后进行修改。
l 《程序文件》
由专家组负责指导公司编写,并对完稿后程序文件进行修改,会签。
l 其他文件的编制
其他文件主要涉及到作业指导书,管理计划,管理记录,各类表格等文件。公司原有的这类文件无论从格式到内容来看都有可能改进之处,以使文件规范化。由公司负责编制,专家组审核。
C.体系运行改进阶段
l 管理体系运行前的教育
为了使管理体系有效的运行,必须对全体员工进行教育,讲清新程序运行所要注意的事项,公司以管理部门为主,组织全体管理人员进行认真的学习讨论,使公司每个部门的管理者及员工明确自己的职责,对自己从事的管理活动应如何去做,什么时候做;如果违反了程序,后果如何等都要明确。
l 管理体系的运行
当准备工作基本完成,新的管理体系可投入运行,在运行时可根据具体条件采取不同的方式,如准备工作做的较好的部门可局部进行运行,当然最好是全系统运行,在运行中不断发现问题,一旦发现有不按程序操作或实际操作中程序难以执行,必须立即展开讨论,必要时还需召开工作组会议,进行专题研究,直至将问题解决。
l 内部审核
ü 专家组要对该公司的有关人员进行培训,帮助建立内部审核组,使他们了解如何去做内部审核,如何写内部审核报告等,内部审核工作一般进行两次。
ü 第一次的内审工作可放在新程序实施一个月后进行,该工作主要由专家组带队进行,专家组组织内部审核小组成员在规定的时间内,对公司的管理体系做全面的检查,对在审核中发现的问题要全部予以纠正,必要时可修改程序文件,管理改进工作由各部门领导负责完成。
ü 内审后公司要进行一次体系有效性评审,即管理评审。该活动应由公司“最高领导亲自负责并参加,组织有资格的人员对公司的管理体系。重大的管理问题。内审工作的管理以及内审无法解决的问题进行评审。专家组将指导此项工作的进行。
l 管理改进
在内审中,被检查的不符合项必须纠正,纠正后应进行重新评审,重申结果应达到纠正措施的要求,改进工作才算完成;专家组从开始到结束都应参加此工作,同时,要求公司各式各样部门领导及有关人员积极配合,管理者代表负责组织此项工作进行。管理改进是一项长期的不断进行的工作。
2)认证审核阶段:
由认证机构派出的审核员,到企业按照认证标准及企业体系文件规定对企业申请认证范围的活动的进行检查,重点是核实企业的情况及编制认证文件和记录,检查结束上报认证机构颁发证书。
l 认证的准备及认证培训
由专家组向公司介绍认证机构的情况,办理申请认证事宜,介绍如何接待认证机构,审核中应注意的事项,成立陪同小组,确定各部门的接待人员。
l 预评审
在认证机构审核前,由认证机构派审核员到公司进行预评审,以便公司有进一步整改的机会,了解自己公司所做的一切准备工作,也为认证机构正式认证审核作出准备。
l 向第三方申请认证,确定认证时间
专家组根据工作的实际情况,同公司领导积极进行协商。同时,联络认证机构与公司进行接触,在此基础上,由公司的领导与认证机构签定合同,确定审核的时间。
l 正式认证
正式认证的内容、方法等都与预评审基本一致,通过审核后认证机构将向公司颁发GB/T19001-2008/ISO9001:2008质量管理体系认证证书。