上海束影文化传播有限公司专业从事活动策划、灯光音响租赁、LED屏租赁、舞台搭建、演出经纪、礼仪模特、展会制作搭建等一体化的服务公司。 

     本公司具有超一流的策划和活动执行团队。其专业的技能，匠心独运的构思，以及从事多年丰富的活动策划经验为高标准的您提供了全程优质的一站式服务。让您省心更放心！

    一、新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分:

    1、活动策划与主题确定

    2、节目策划与议程安排

    3、资料准备

    4、与会人员邀请、沟通与确定

    5、时间、场地落实与场景布置

    6、产品展示、演示与信息发布

    7、现场气氛控制

    本案例的参加人数不足200人,应属于中小型的发布会.现在我们来讨论怎么样一步一步把它做好.

    一个发布会牵涉到各个部门,一般来说,公司高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务.公司高层,甚至于最高领导人会有些讲话和表态.在整个活动中,相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各个部门的理解和支持很重要.

    筹办新闻发布会,牵扯的精力和时间比较多,有条件的企业可以请专业的公关公司代理.

    二、确定时间、流程与目标管理,并做好反愧调整.

    时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现.注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整,调配,完善.

    流程管理是指在活动中,整个活动是一个系统工程,各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理.比如在该活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等.流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现.

    三、活动策划、确定活动主题.

    活动策划主要包括如下内容:

    1、 会议议程策划安排

    大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示.实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕.

    从产品的属性来看,常规的***跳舞之类显然不太适合,但是,能够以一个因捐血而感染艾滋病的母女俩的戏剧性经历编写一段话剧或小品作为开幕,自动引入正题,显然会别开生面一些,而且不会破坏整个发布会的风格.

    在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜.特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适.

    2、 主题策划

    发布会的主题,可以有多种取法,常见的是在主题中直接出现"XXX发布会"字样,也有的有一个大的主题,下面为正题,也有两者的结合.

    比如此次发布会可以有这三种形式:

    (1)、A企业艾滋病防治新药上市新闻发布会

    (2)、让人类远离艾滋脖

    (3)、A企业远离艾滋脖新产品上市新闻发布会

    四、现场控制.

    现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生.比如平时做一些培训,事前做一些排练.从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的巯忽.应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧.

    对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密.对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人.

    在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的"重心"上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅.另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握.

    在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解.

    答记者问上,一般来说,由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助.

    在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩.事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的"点",更有助于传播.

    发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识.

    在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答.不宜采劝无可奉告"的方式.对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨.

    整个会议应有正式的结尾.本次发布会安排在11:30结束,则应该有午间酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点.

    发布会后,宴会前,一般在贵宾室安排更深入的采访.

    值得说明的是,新闻发布会千头万绪,方法也尽有不同,尚有诸多细节不能在此反映,这只是方法的一种,更多的还待读者在实践中体会.

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