重组和再造的优化流程

(编码：057426859090)为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。长春市档案馆高度重视每一个细节，再造和优化了上百个流程和内部标准，保证优化技术路线的顺利执行。

六．档案数字化示范案例----长春模式

从2004年开始，长春市档案馆以科研课题为先导，以项目管理为手段，以效益实现为检验标准，组建并成功运行档案数字化工作组织架构、资源配置、数字化加工、上网利用“一站式”流水作业线，探索档案数字化和网上利用服务工程优化模式，终于闯出一条独特的档案数字化之路。

(一)实施三个工程，建立一个团队

长春市档案馆把信息化带动作为首位战略，视为一把手工程、班子工程、全员工程突出抓，并创新管理机制，打破行政分工，在计算机网络环境下，建立了行政领导、指导专家（技术业务总负责）、专业人员、外聘技工20人的长期流程团队，并与现有计算机和扫描设备进行合理搭配。该团队由局（馆）党组直接领导，馆技术部门提供支持，管理部门提供档案，专家提供指导，创立了高效的组织体系，搭建了投入小产出大机制框架。

（二）集中四个环节，坚持流水作业

文件级目录数据录入是档案数字化的基础，档案鉴定是档案信息资源共享的前提，全文数字化是提升档案服务水平的途径，整理是档案文件实体管理主要环节，把上述四个环节集中，是提高工作效率和质量的最佳选择。长春市档案馆四集中流水线上，目录数据录入岗位安排业务和技工7名、档案鉴定岗位安排5人、档案数字化加工4人、档案实体整理4人，在网络环境下实行集中办公和流水作业。

（三）数字化成本降低，数字化速度加快

由于采用高效的组织体系和优化的技术路线，已有20万件档案走下流水线。

低成本主要体现在：20万件档案缓销剔出占24.7%，留存档案占75.3%；留存的75.3%档案，全文数字化占25.6%，现用现扫占49.7%，比全部扫描节省费用40%以上。同时，三年时间建成数据库50个，文件级数据库120万条（包括20万件全文）；专题数据库120万条；照片数据库2000张；资料数据库5000条，案卷级目录数据库23万条；现行文件和政府公开信息1万余件（条）。局域网运行档案目录数据260万余条，20万件全文；互联网运行档案目录数据120万条,8万件全文。完成这样规模的数据库建设，全部人工费只有58.4万元（包括流程团队档案干部的工资），经济成本很低，时间成本很少。

高效率主要体现在：价值鉴定、开放鉴定、数字化筛选、原件扫描、实体整理同步完成，比各项分步做效率高数倍，同时有现用现扫的方法配套，投入少量设备，相当于将20万件（200万页）档案全部扫描的效果。

（四）利用方式变革，社会效益显著

为充分发挥网络优势，长春市档案馆采取了直接与间接相结合的方法提供利用。

1、直接提供利用：对数字化档案全文，在局域网内，接待人员利用网络检索后直接打印，为用户提供数字化档案打印件。在互联网上提供数字化档案全文下载、打印服务。并通过CA认证、电子签名等安全技术，对特定的用户直接提供加盖电子签章的数字化档案打印件，已有案例。

2．间接提供利用：对目录数字化档案，在局域网内，接待人员机检到档案后通知档案库管人员，档案库管人员调出原件全文扫描后，通过网络打印机直接传输打印件，由接待人员提供给用户。

目前，长春市档案馆基本实现了三个替代：网络检索替代手工目录检索，查看数字化档案替代查看纸质档案，网络打印替代手工复印。

高效益体现在：档案全文数字化占馆藏档案的10%，提供数字化档案占利用率的70%。为上万人提供了档案证明，公众成为档案数字化的最大受益者。档案数字化成果得到社会公众，上级档案和信息化部门，当地党委、政府，国内外同行的普遍赞誉，数以百计的留言、锦旗、感谢信、奖励证书、媒体报道就是最好的证明。