文档的存取，顺时针或逆时针摇动手柄，活动架将在轨道上行走，当相邻二架体间距离移开到一定值，顺时针转动两列架体的自锁柄至OFF位置，此时再摇动手柄，二架体不能再移动，然后可进入架体间存放文档。                                                                                                                                                                                                                                         

      要避免有尖锐器物划破档案柜的表层。在平常对档案柜的使用过程中，要尽量避免档案柜与尖锐物品的接触，如果刮花了档案柜的表层，一是影响档案柜的美观，二也更加容易使得档案柜给空气氧化、生锈等。                                                                                                                                                                                                                                  

      智能档案柜管理系统不仅仅是一个档案管理系统，它还管理着档案柜的相关操作，档案柜里放的档案如需取出必须通过软件发命令才能打开，提高了档案的安全性。借阅人如需借阅档案，必须进行身份登记，同时对借阅人进行拍照，记录中可查看借阅人的照片，极大的方便后期的追溯查询。