现今企业对视频会议的使用习惯已经养成。随着视频通信认识的不断深化，企业用户对于视频会议系统的要求已经不仅在于开会。更多的企业希望能够在同一个的系统上完成日常办公、日常讨论、传送资料报表、产品演示、活动培训、增强协作管理等等工作。

　　由此可见，当视频通信发展渐进时，走向协作办公是一种必然的趋势。然而，虽然趋势是唯一的，但是具体实现的方式可能并不一样，每个视频会议服务商对协同概念的理解是存在差异的，而这种差异也将同时表现在他们推出的产品服务中。

　　国内领先视频会议服务辰联电子对此的解读是，结合协同办公的视频会议系统着实是为了在企业内部建立一个动态、规范、平滑、高效的通信协作体系，目的是用更少的资源来完成更多的任务，从而创造更多的效益。

　　要让协作办公在视频会议系统中落实，为企业营造一个办公自动化的高效协作环境，视频会议系统整合到企业现有的业务流程中，采取适合企业实际情况的最佳办法，解决现有的办公协作问题。下面是以辰联视频会议为例做出的几点说明：

　　1 要保证视频会议系统的操作简单性。
　　视频会议的通信涉及到企业内部的多个部门或者组织，基于网页、简单易用的视频会议是保证顺利通畅的前提。
　　2 要与企业组织架构紧密挂钩。
　　企业现实的工作流往往会因为人员的变动或业务模式调整而更改，视频会议通过与企业即时通讯的密切结合，以管理员设定的企业组织架构为基础，一旦发生更改将自动同步更新，保证企业内部沟通的全面联结。
　　3 满足一网多用的实际办公需要。
　　视频会议系统应该尽量满足企业在任何情况下进行远程协同的需求。基于此，视频会议集合了即时通讯、手机短信等多媒体信息系统，融合文字、语音、视频、短信、文件传输、数据共享等多种手段来突破以往的会议形式，进而形成远程办公的一体化应用。
　　4 对远程会议建立多种模式控制。
　　由于传统的办公习惯所致，同样由网络来实现的虚拟会议也需要有相关的制度模式来保障。视频会议可支持自由、独讲两种模式，管理者在不同模式下对参会者的发言、操作权限都有相应的控制，保证流程的顺利执行。