运行ERP的内部集成系统必须要先建立一系列最基础的数据，这些数据对任何制造业基本上是相同的，已经形成一种默认的的标准。主要基础数据的相互关系，在同一行中的数据录入有先后顺序要求，如先有仓库，后有货位，设置仓库货位后，才能运行仓库管理等。

产品信息是通过物料清单来描述的。物料清单中所涉及到的物料，都必须先建立好文档，也就是物料主文件或主文档。一种物料可能用于多种产品，但主人家只有一份。这就如同企业里的员工可以在各个部门之间调动，但是人事档案只有一份。没有简历物料文档的物料不能进入物料清单，系统会不认，屏幕上会出现提示：“没有这个物料”，并中止系统运行。

在建立物料主文件之前，要对每一个物料进行编码，赋予的物料号。在编码之前，还要确定所有物料的分类

对不同特征的物料，系统的处理方法也不同，有不同的处理类型码。

（1）如果物料是一种可供顾客选择的基本组件，则有多种选择，系统会自动进入一个配置选项目录，由客户选定后记入销售合同，系统自动生成“定制物料单”。

（2）如果物料是一种搭配出售件，就是说根据客户要求，一个包装中各种搭配的规格，则要确定搭配的方案。如果一个工具箱中有不同规格的各种工具、一纸箱衬衫中有面料相同的几种尺码搭配、一包缝纫针等。

（3）如果是虚拟件，在定制计划时系统会自动越过

（4）对流程行业中的联产品、副产品，或按照同主导产品的比例关系，分摊成本。

（5）计算非库存件或某些消耗品库存量时，又有不同的处理方法。

为了做到数据准确，有一些工作应当引起注意。

1.企业高层经理把“数据质量”作为一个严肃的质量问题看待，是全面质量管理的一项重要内容。不良数据会产生“质量成本”，同样会影响企业的竞争优势。企业必须不放过任何影响“数据质量”的因素，并加以彻底解决；

2.把重视数据准确作为树立全员质量意识的企业文化对待；

3.培训员工，使人人都能了解真实数据对管理的重要性，了解ERP系统对数据的要求；

4.定期清理数据，改进数据流和业务流，清楚冗余和无用的数据；

5.建立自检和例行的审计制度，发布数据质量通报；

6.创造必要的物资条件，为数据准确提供保证。例如，足够的仓储设施保证物料分类存放，便于存取和盘点；添置必要的计量仪表和相关设施等。