系统组成
会议室系统设计应满足实现视频会议、学术交流、日常会议等功能，一套先进、成熟、实用、性能稳定可靠的会议系统由以下几部分组成：
系统组成 功能描述
会议设备
集中控制 本软件具有控制设备的一键开机、关机、一键重启、对指定单台或多台设备进行开关机及重启，对用户端软件也具有全部或部份重启及关闭功能
会议议程
事前安排 本系统软件可以引导会议主持或会议秘书在会议前将会议人员相关信息、会议议程、会议议程、会议时间、会议中表决的事项、会议需要的资料按照系统的要求录入到系统中
会议人员
席位安排 与会人员到会后，可能根据会前编排的座位进行对号入座（会议终端的屏幕会前设备好，就会显示出来，充当了电子桌牌功能）
会议文件
共享批注 可在会议文件上进行批注、圈划，批注内容可保存
会议过程
相关管理 本会议系统可以让会议议题明确有条理性，会议各议题对应共享资料位置清晰，管理端可以用通知的形式提醒各议题所用的时间或结束时间
会议各项
服务呼叫 参会人员可依据自己的需要向会议管理人员发出请求服务，例如：笔、纸、茶、计算器、矿泉水等服务
会议讨论
事项表决 在会议中，对会议表决事项进行表决，表决完毕后马上可以显示表决结果