随着我国国力的大大增强以及现代信息处理技术的飞速发展，各企事业单位对办公现代化的要求也越来越高，因此，会议室已从一个单纯的以听、闻为主的交流场所，逐渐演变成为一个具有多种功能的综合性的信息资源交互场所，投影机、摄录放像器材、扩声器材、无纸化交互系统、多媒体信息发布系统等各类电子设备大量进入会议场所，使会议系统的配置越来越专业，功能也越来越强大。因此，目前的会议系统可以称之为多媒体会议系统，而对于这方面的设计，也已产生了非常大的变化。
国家质量技术监督局和建设部联合颁布的GB/T50314--2000《智能建筑设计标准》中把多功能会议厅（室）列入智能建筑的范畴。由此可见，现代多媒体会议厅已发展成为集音频、视频、通信、计算机以及多媒体等多种先进技术于一体的智能化系统集成。因此在确定需求方案时，不仅要明确本厅实际需要具备哪些“功能”，应包含多少个“系统”，并明确各个系统具体执行哪些规范和标准，达到什么指标；同时还必须对多功能厅的“智能化级别”明确定位，以确定智能系统集成所配置的设备应达到哪一级标准等等。而且方案中从设备配置到系统布局都应充分考虑到由于各种原因导致目前暂不配置但今后升级必需配置的系统，应当预埋必要的管线和预留扩充的接口，便于日后升级时不必再“开膛破肚”或“全部更新”，从而体现了方案的规范性、先进性、前瞻性和可扩性。
一个智能化多媒体会议厅通常需要配备有音频（包括拾音、放音、信号处理、录音等子系统）、视频、多媒体、集中控制、通信、电脑网络和照明等多个子系统。实际上是一个“系统集成”（Systems Integration--SI）的应用需求——如何将不同功能的子系统在物理上、逻辑上和功能上连接在一起，以实现信息综合、资源共享。使系统能充分满足用户要求具备的各项功能，并达到国家〔或行业〕有关标准的各项指标（规范性），而且具备先进性、前瞻性、可扩性和较高的性能价格比。
会议室建设项目建设，按照“需求牵引、瞄准前沿、确保可行、利于发展”的思路，建设一套集日常会议、视频会议、无纸化会议为一体的会议室，确保会议室设计理念先进、系统稳定、功能完善、指挥高效。
系统要做到可方便快捷的管理所有视频、音频系统；提高投影显示效果使用DLP高清工程投影机，具有对比度高、图像清晰度好、画面均匀、色彩锐利、寿命长，画面质量稳定等；保证音频扩音系统易操作、功能灵活，满足会议的不同功能要求；设计可编程中控系统，使整套系统能够方便快捷的管理；满足召开视频会议、日常会议、无纸化会议等要求；满足高清信号传输、视频终端信号接入及信号显示及信息交互的需要。满足会议室投票讨论、签到等的需要
■设计依据的标准设计涉及的计量单位均采用国际单位SI制。
设计所涉及的所有设备和材料，除专门规定外，均依照下列标准规范进行设计、制造、检验和试验。
GB50045-95（2005年版）《高层民用建筑设计防火规范》
JGJ/T16-92《民用建筑电气设计规范》
GBJ16-87（2001年版）《建筑设计防火规范》
GB/T50314-2000《智能建筑设计标准》
GB/T50311–2000《建筑与建筑群综合布线工程设计规范》
GB/T50312–2000《建筑与建筑群综合布线系统工程验收规范》
YD/T 926.1–97《大楼通信综合布线系统》
GB50116-98《火灾自动报警系统设计规范》
GB50166-92《火灾自动报警系统施工及验收规范》
GB/T50174-93《电子计算机机房设计规范》
GB4026-83《电器接线端子的识别和用字母数字符号标志接线端子的通则》
GB50169-92《电气安装工程接地装置施工及验收规范》
GB50254-96《电气安装工程低压电器施工及验收规范》
GB/T15381-94《会议系统电及音频性能要求》
GA/T74-2000《安全防范系统通用图形符号》
GB12060-89《声系统一般术语解释和计算方法》
GB10240-88《电声产品音质主观评价用节目源编辑制作规范》﹝检测验收用节目源﹞
GB6278-86《模拟节目信号》﹝检测验收用节目源﹞
GB/T15135-94《广播及类似用途声系统设备互连用连接器的应用》
GB/12060-89《声系统设备一般术语解释和计算方法》
GB/T14197-93《声系统设备互连的优选配接值》
GB/T14947-94《声系统设备互连用连接器的应用》
ANSI/EIA/TIA-569《电信走道和空间的商用建筑标准》
ANSI/EIA/TIA-606《商用建筑物电信设备的管理标准》
ISO11801《建筑通用布线标准》
GBJ42-81《工业企业通信设计规范》其它现行的国家和行业一级语言与音乐标准及规范
■系统设计原则我公司以用户至上为原则，在符合国家规范的前提下，最大限度地满足客户的需求。以下是我公司为客户利益及社会责任着想，本着技术先进、高效便利、投资合理的精神在系统设计中所坚持的相关原则。
保密性
随着国家信息化进程的不断加快，信息安全问题也越来越突出，引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开，需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好，在文件的打印、复印、装订等过程中，由于中间环节多，给保密会议带来了很多不可预见的风险。我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。
环保性
在政府机关、科研机构，和各企事业单位，每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加成本，而且也不适应信息化时代的发展。同时与建设一个高效，节能，环保的社会也不相称。无纸化不仅能大大提高工作效率，对环保节能也具有深远的意义。
先进性
本系统选用先进、实用的技术和功能完善的智能会议产品，一流的设备，在技术上适度超前，整个系统体现当今智能会议系统技术的发展水平，符合今后的发展趋势。在今后相当长的一段时间内可保持其技术的领先地位。
实用性
各子系统应采用先进的，已使用过并成熟可靠的产品，同时具有实用性，本会议系统高度的集成，在PC的基础上，尽可能的减少了对硬件需求。本系统可充分满足会议室的常用需求，操作方便，维护简单，便于管理。
开放性
在满足客户当前要求的基础上，适应21世纪今后的发展，系统应具有开放性和兼容性，与未来扩展的设备具有良好互联性及互操作性。
集成性系统设计中充分考虑各会议室会议系统的集成性，确保会议系统总体结构的先进性、合理性、可扩展性和兼容性，使整个系统可以随着技术的发展和进步，不断得到充实和提高。
标准化严格按照国家和地区的有关标准进行系统设计和设备配置，并根据系统总体结构的要求，将各子系统进行结构化和标准化，综合体现当今世界的先进技术。
安全性深刻理解学院内运作的设备和系统安全可靠的重要性，因此在设备选择和系统设计中安全性和可靠性始终是放在第一位的。
便利性为适应学院内的各种功能需要，所采用的系统应能充分体现对学院管理者和使用者各个方面的安全、先进、可靠、方便和高效等。
经济型在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。
扩充性要为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。完工后应有良好的整体视听效果，适当的风格和气派，所有产品应选用国内外正规厂家生产，并附有产品合格证书。
■系统设计目标1） 让会议风格标准化
与会人员桌牌对号入座、与会人员签到、会议议程安排、会议时间管理、会议流程清晰、会议图文并茂，更加生动化
2） 让会议资源便利化
在会议过程中，对于临时补充的资料随时可以用电子文档视频的形式与大家分享讨论，
不用再去印发；
3） 让会议设备精简化
软件让我们最大化的利用了电脑主机的应用功能，将一些传统的辅助设备进行了削减，例如：无需使用特别定制的服务器，本系统可以安装在任一台电脑终端上，作为本系统的服务器及管理端。
4） 让会议更加人性化
本系统充分考虑会议中主持者、发言者、管理者、参会代表各方的需求，让会议变的更加和谐有序，例如：会议服务功能、会议设备控制、会议资料共享、会议管理权限、会议时间提醒、会议过程交流平台、会议背景设定等，充分考虑与会人员的需求。
系统组成会议室系统设计应满足实现视频会议、学术交流、日常会议等功能，一套先进、成熟、实用、性能稳定可靠的会议系统由以下几部分组成：
系统组成 | 功能描述 |
会议设备 集中控制 | 本软件具有控制设备的一键开机、关机、一键重启、对指定单台或多台设备进行开关机及重启，对用户端软件也具有全部或部份重启及关闭功能 |
会议议程 事前安排 | 本系统软件可以引导会议主持或会议秘书在会议前将会议人员相关信息、会议议程、会议议程、会议时间、会议中表决的事项、会议需要的资料按照系统的要求录入到系统中 |
会议人员 席位安排 | 与会人员到会后，可能根据会前编排的座位进行对号入座（会议终端的屏幕会前设备好，就会显示出来，充当了电子桌牌功能） |
会议文件 共享批注 | 可在会议文件上进行批注、圈划，批注内容可保存 |
会议过程 相关管理 | 本会议系统可以让会议议题明确有条理性，会议各议题对应共享资料位置清晰，管理端可以用通知的形式提醒各议题所用的时间或结束时间 |
会议各项 服务呼叫 | 参会人员可依据自己的需要向会议管理人员发出请求服务，例如：笔、纸、茶、计算器、矿泉水等服务 |
会议讨论 事项表决 | 在会议中，对会议表决事项进行表决，表决完毕后马上可以显示表决结果 |
