召开大型会议必定要与媒体打交道。借助媒体，可以广而告之会议信息，传播会议精神，并打造会议品牌。如今的信息交流不再是古代聚集在村口的大槐树下，相反，传播信息的途径有很多很多。然而，面对信息大爆炸的时代，很多人还面临着信息的饥渴。会议是传递专项信息的最好方式，但要办一个成功的会议，还要借助其他的信息交流形式。正因为媒体具有天然优势，所以媒体也同时是主办和承接会议的重要机构。谈到媒体资源的具体运作与管理，那么就要清楚“你办的会谁需要”、“你又需要谁”？
什么人会对你这个会议感兴趣，哪些人是会议的目标人群，搞清楚了这个问题，所有的策划，设计，准备都要围着他们来进行。只有在形式和内容上都抓住了这些人的需求，会议才能说成功了一半。第二个问题，你需要谁？谁可以让你获得圆满？参会者、演讲者、赞助者……那如何达到目的？宣传。通过宣传，会议才能借助媒体的力量，达到最终的效果。
根据办会的经验，通常将媒体分为主流媒体，都市媒体，自媒体三大种类。其中社交类媒体属于自媒体范畴，现在越来越多的信息都要通过自媒体进行传播。
谈到管理，每种媒体具备不同的特点，主流媒体掌握着舆论导向，是强大的宣传机器，通常情况下，比较注重公信力，有权威性，覆盖面广。如果在这些官方媒体上刊登会议的消息，那么肯定会受到比较好的传播效果；都市类媒体由于受到申办制度的制约，面对市场有他们的生存压力，如果你的会议信息是他们的受众所关心的，他们便会主动来谈及这个信息，你就会成为他们信息的提供者成为他们的需要。这一点我想如果利用好了，其实就能够很好的去开发这些都市媒体，让他们成为会议的宣传者。
会议信息是这些媒体受众所关心的内容，媒体便会主动来谈及这个信息，会议就会成为媒体的信息提供者，成为他们的需要。这一点如果利用好，就能够很好的去开发这些都市媒体，让他们成为会议的宣传者；自媒体也就是新媒体，既是信息发布者，也是信息接受者，信息的传播更直接，反馈也更加及时。当然信息的衰减和误差也是最大的，常常会上演“三人成虎”的负面效应，所以新媒体利用好了将会事半功倍，相反将大打折扣。
新媒体虽然发展速度够快，但是也不要忽略传统媒体，办会者要对媒体实施有效地管理，就是服务，通过对与会媒体的引导，提供更加细致的服务性工作，媒体就会感受到会议主办方的用心，更愿意与主办方在传播方面进行配合。同时，还要防止在报道过程中出现负面情况，要重视会后的媒体跟踪和服务。
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