集团电话原概念是程控电话交换机，至于交换原理简单说就是把通信点有效的连接起来。集团电话是企业通讯系统中的重要组成部分，主要作用为 分机话务处理、中继话务处理、话务控制管理、语音提示处理以及基于网络技术的话务处理、基于光纤数字中继处理和无线的移动终端的、内部信息传递等功能整合。
目前在售的集团电话有模拟集团电话、数字集团电话两种。功能主要有以下：
1. 分机话务处理：
转接电话、代接电话、保留电话、遇忙转接、无人接听转移、无应答转移、免打扰、经理秘书、会议等基本的应用功能。
2. 中继话务处理：
中继呼入的应答模式、振铃分机的设定等。
话务控制管理：
限拨号码、限制呼出等级、呼出记录、呼的的路由选择、记录话单、控制费用等。
3. 语音提示处理：
呼入引导处理直拨分机、分机忙、无人接听等状态提示，甚至留言。
4. 网络电话处理：
基以太网宽带技术的网络电话应用（VOIP）。
5. 数字中继处理：
E1，30B+D等专线语音电话业务的接入组建模块局、企业虚拟网等。
根据应用侧重点不同 可将集团电话组建成：普通办公通讯系统、客服呼叫中心系统、应急调度系统、工厂生产通信系统、酒店客房通信系统。
集团电话外线： 集团电话外线指接入集团电话中的外线总数;分机是您为员工所安排的的电话数量。
安装集团电话的好处：内部之间的通话可以不经过上级市话局，从而减轻了市话局及其到用户交换机中继线的话务量和投资。安装集团电话设备，为贵公司每一名员工安排一部分机，外线打入由前台（或电脑话务员）进行信息处理，这样在节约费用的同时，对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系上。如没有安装集团电话，这样您很可能失掉了一次在第一时间与您客户联系的机会；这项工作交给集团电话来处理，在分机占线或无人接听时集团电话会按您的需要把电话转到另一处分机；如您安装了语音信箱设备，会把此电话转到您自己的信箱中让客户留言。多种情况下您对直线电话的管理只能凭借您员工的自觉性，话费管理也是集团电话的一大功能：它会按您的安排为每一分机安排一个密码，如果您离开座席，不知道密码的人无法使用您的分机。安装计费功能后您也可对电话费用管理提出您新的看法来。计费系统会告诉您哪一位员工所打的电话费用最多或最少，打出的电话号码及总费用。