内部审核是企业常态化的管理活动,目前没有专门的软件,本公司开发的该软件将大大地提高内部审核的效率和有效性。软件分成四大模块,每个模块的菜单如下:
功能模块 | 功能说明 | 功能特色 |
一 审 核 平 台 | 1. 审核基础 | 管理手册,手册中的“职能分配表”将是编制审核计划的基础;该分配表主要是过程为导向的。 程序文件,作业指导书(包括控制计划、FMEA、作业标准等),这些文件是编制审核检查表的基础。软件已经将这些文件采用转化为海龟表,明确管理的6各要素。 全公司的岗位职责说明书,针对岗位审核时,这些文件是基础; 过程接口图,审核策划时软件将提示部门之间和过程的接口; 管理目标; 相关记录表格。 | 过程导向的职能分配表 过程接口图 第三层文件的海龟图 |
2. 审核题库 | 软件已经将公司整套管理体系文件预先编制成审核题库,审核员在编制审核检查表时,软件将协助审核员根据需要选择不同的题库,软件将自动从题库抽选至少10个审核内容,形成审核检查表。 题库中将公司涉及的国家标准、顾客标准、公司标准、半成品标准、工艺标准、检验标准、包装标准包括在内。 对于业绩审核,题库还将有一个菜单涉及超出常规审核范围的,例如成本标准、工时标准等。 | 审核题库 |
3. 审核流程 | 设置了各种审核的流程(例如管理体系审核流程、制造过程审核流程、产品审核流程、项目审核流程、业绩审核流程,等等)。 设置了不同审核的评价标准、打分标准和计算方法。 | —— |
二 审 核 | 4. 审核准备 | 审核组长可以从审核员库中选择合适的审核员组成审核组。 软件将协助审核员编制各种审核计划,例如制造过程审核计划、产品审核计划、年度审核计划、每此审核计划,等等。软件将设置好标准的计划格式,并与第一模块的某些功能接口,只要根据需要输入内容便自动生成审核计划。 软件设置的各种检查表的标准格式(例如对于管理体系审核就“应用检查表”和“海龟表”,对于制造过程审核则有各工序的应用检查表、VDA6.3的检查表)。在编制检查表时审核员从“审核题库”按选择键软件便自动抽选审核项目自动形成审核检查表。 | 自动生成审核检查表 |
5. 现场审核 | 软件定义了重大不符合项、轻微不符合项、纠正项、缺陷项等。只要输入定义的符号,便自动分类,并形成审核问题分布表。 软件设置了标准的不符合项报告,被审核方只要填写相关内容,该报告将自动转发到相关部门。 编制审核问题分布表和审核报告。 | 不符合项报告自动转发 |
6. 审核问题跟进 | 软件设置了问题跟进功能,例如各部门提交问题原因分析、纠正和预防措施,软件会对这些措施的完成时间设定提醒功能。所有管理层都能监视这些问题解决的进展,定期更新问题的关闭情况。 措施有效性的验证,包括纠正措施的证据的验证。 | —— |
7. 其他审核 | 业绩审核,例如成本审核,经营业绩审核、体系业绩审核等。 项目审核(包括专项审核)。 供应商审核。 重要岗位审核。 追加的审核(计划外审核)。 | 业绩审核 |
三 审 核 管 理 | 8. 审核员管理 | 软件已经将审核员分成ABC三级,包括各级的任职资格和评定标准的规定。 各级审核员名单,可以查找审核员审核证书、历次的审核档案(主要是个人审核资料)。 各级审核员考试题库,包括题库管理。 审核员审核履历表、审核员自我评价表、审核员能力评价表,并可查阅审核员考试成绩、实习评语等。 审核员奖金管理 | 审核员分级 审核员奖金管理 |
9. 审核记录管理 | 历次审核记录(主要是审核报告、现场审核记录、不符合项报告、审核报告)。 审核案例库。 软件建立了各部门审核档案,便于查阅和策划审核。 | 审核案例库 |
10. 审核统计 | 历年公司外部审核不符合项统计和趋势,包括重复发现的问题。 历年公司内部审核不符合项统计和趋势,包括重复发现的问题。 历年各部门审核不符合项统计和趋势,包括重复发现的问题。 其他审核发现的分类统计(例如纠正项统计、缺陷项统计、建议项统计等)。 | —— |