一、会前注意事项
      1、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;
      2、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;
      3、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;
      4、记录会议的进行过程及代表的发言内容;
      5、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书.

      6、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等.

      7、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;
      8、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;
      9、接听紧急电话并通知所要求的通话人.会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声.秘书接话应轻声.
      10、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用.
      二、会议服务环节
      一般而言,作为专业的会议服务公司,对于会议服务流程的把握应该更专业更到位,会议服务流程大多经过以下几个环节:
      1、策划作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等.
      2、咨询在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择--譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等.
      3、考察如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段--我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务.
      4、确定这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议.
      5、执行严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华.不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标.

      6、结算双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算.
      三、会议程序
      1、领受任务:会议名称→会议性质→与会人数→会议期限→会议休息时间表→会议活动范围→准备内容→注意事项.
      2、会前准备:会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→签到薄→休息安排→服务员配备→会场清洁→接手纪念品、礼品→会场指示牌→礼仪演习彩排
      3、会前检查根据表格列项检查、设备设施、会议物品
      4、引领登记:准备大厅指示牌→引领员→电梯引领员→会场引领员→指示牌→登记根据请柬、门票等发放纪念品
      5、会场服务:主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务→会场秩序维持服务→清洁服务→委托代办服务→出会场的引领服务→应急情况处理
      6、会后清理:撤会议物品→桌椅→餐具→清理与会人员遗留物并登记→清洁会场→撤出带入会场物品→查对清理纪念品、礼品→检查清理情况→关闭动力电器设备→服务人员撤出,锁闭会议厅
      7、汇报总结:向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况→会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)

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